사람이 검토하는 청구서 및 문서 자동화

접수 및 분류

전용 메일함, Drive 또는 SharePoint 폴더, 업로드 양식을 통해 접수합니다. 각 파일은 청구서, 대변 전표, 납품서 등 유형별로 분류되고 공급업체와 매칭됩니다.

읽기 및 추출

청구서에 구조화된 데이터(Facturae, UBL 또는 Factur-X)가 포함되어 있다면 XML을 읽습니다. PDF나 사진이라면 Google Document AI, Azure AI Document Intelligence, Amazon Textract로 OCR을 수행하거나, 고정된 스키마로 필드를 반환하는 비전 모델을 사용합니다.

검증 및 내보내기

• 순금액, 부가세, 원천징수, 합계가 맞는지 확인
• 사업자 등록번호 또는 EU 역내 공급업체의 부가세 번호가 유효한지 VIES에서 확인
• 같은 공급업체의 중복 청구서가 없는지 확인
• API를 통한 ERP 입력 또는 스프레드시트 행 추가, 그리고 PDF 보관

전부가 아니라 예외 건만 검토

검토가 필요한 건만 검토 대기열로 보냅니다. 판독이 불확실한 경우, 합계가 맞지 않는 경우, 신규 공급업체, 고액 청구서, 그리고 특히 변경된 계좌 정보가 해당합니다. 계좌 변경은 전형적인 사기 신호입니다. 검토자는 추출된 필드와 함께 문서를 확인하고, 수정하고 승인하며, 모든 내용이 기록됩니다.

기술 차원의 GDPR 준수

청구서에는 개인사업자 등의 개인정보가 포함될 수 있습니다. 저희는 필요한 정보만 추출하고, 가능한 경우 EU 리전을 사용하며, 접근을 제한하고, n8n이 실행 데이터를 보관하는 기간을 제한합니다. 이는 기술 지원이며 법률 자문이 아닙니다. 법적 근거, 처리 위탁 계약, 보관 기간은 자문 변호사와 함께 귀사가 결정합니다.

4단계

• 실제 샘플: 까다로운 건을 포함해 대표적인 청구서를 모읍니다
• 지금 입력을 담당하는 사람과 함께 필드 스키마와 규칙을 정합니다
• 운영 시스템을 건드리지 않고 n8n에서 구축 및 테스트합니다
• 운영 전 필드별 측정과 튜닝을 진행합니다

적합한 경우

청구서, 납품서, 주문서 또는 식별 가능한 필드가 있는 다른 문서를 정기적으로 받고, 누군가 이를 입력하느라 많은 시간을 쓰고 있으며, 도착지에 API나 잘 구조화된 스프레드시트가 있는 경우입니다.

적합하지 않은 경우

• 한 달에 청구서가 몇 장뿐이라면 도입 효과가 크지 않을 수 있습니다
• 현재 회계 소프트웨어가 청구서를 이미 잘 처리하고 있습니다
• 문서가 손글씨이거나 사진을 알아볼 수 없습니다
• 스페인의 Verifactu 또는 TicketBAI 요건에 맞춘 청구서를 발행해야 합니다. 이는 청구 소프트웨어의 역할입니다

작동하는 시스템

• n8n Cloud 또는 VPS에서 귀사 서버에 구축되는 워크플로우, 견적에 포함
• 검토 지침이 포함된 예외 처리 대기열
• ERP 또는 스프레드시트로의 필드 매핑

문서화 및 통제

• 샘플에 대한 정확도 보고서
• 데이터가 흐르는 경로와 보관 기간에 대한 지도
• 문서 처리가 실패하거나 멈출 때의 알림

한 메일함으로 들어오는 공급업체 청구서

현실적인 범위로, 특정 메일함에 도착하는 청구서를 읽고 검증한 뒤 Google 스프레드시트나 귀사 ERP의 샌드박스에 기록하고, 예외 대기열도 함께 운영합니다. 귀사의 샘플을 필드별로 함께 검토합니다. 범위, 일정, 조건은 시작 전에 서면으로 확정합니다.