أتمتة الفواتير والمستندات مع مراجعة بشرية

الاستلام والتصنيف

صندوق بريد مخصص أو مجلد في Drive أو SharePoint أو نموذج رفع. يُصنَّف كل ملف حسب نوعه، كفاتورة أو إشعار دائن أو إشعار تسليم، ويُربط بمورده.

القراءة والاستخراج

إذا كانت الفاتورة تحمل بيانات منظمة (Facturae أو UBL أو Factur-X)، نقرأ ملف XML. وإذا كانت PDF أو صورة، نستخدم OCR عبر Google Document AI أو Azure AI Document Intelligence أو Amazon Textract، أو نماذج الرؤية التي تعيد الحقول بمخطط ثابت.

التحقق والتصدير

• تتطابق قيمة الصافي والضريبة والاستقطاع والمجموع
• رقم ضريبي أو رقم VAT صالح، ويمكن التحقق منه في VIES للموردين داخل الاتحاد الأوروبي
• لا توجد تكرارات من المورد نفسه
• إدخال في ERP عبر API، أو صف في جدول بيانات، مع حفظ ملف PDF

راجع الاستثناءات، لا كل شيء

لا يُرسل إلى المراجعة سوى ما يحتاجها: قراءات غير مؤكدة، ومجاميع لا تتطابق، وموردون جدد، ومبالغ كبيرة، وعلى رأسها تغيّر بيانات الحساب البنكي، وهي إشارة احتيال معروفة. يرى المراجع المستند بجانب الحقول المستخرجة، فيصحح ويعتمد، ويُسجَّل كل ذلك.

حماية البيانات على المستوى التقني

تحتوي الفواتير على بيانات شخصية، مثل بيانات أصحاب الأنشطة الفردية. نستخرج ما هو لازم فقط، ونستخدم منطقة في الاتحاد الأوروبي حيثما توجد، ونقيّد الوصول، ونحدّ من مدة احتفاظ n8n ببيانات التنفيذ. هذا دعم تقني وليس استشارة قانونية: الأساس القانوني واتفاقيات المعالجة ومدد الاحتفاظ من مسؤوليتك، تقررها مع مستشارك.

أربع خطوات

• عينة حقيقية: تجمع فواتير تمثيلية، بما فيها الحالات الصعبة
• مخطط الحقول والقواعد متفق عليه مع من يدخل الفواتير اليوم
• البناء في n8n والاختبار دون المساس بالبيئة الإنتاجية
• قياس الحقل بالحقل والضبط قبل التشغيل الفعلي

يناسب

عندما تستلم بانتظام فواتير أو إشعارات تسليم أو طلبات أو مستندات أخرى لها حقول يمكن تمييزها، ويقضي أحدهم ساعات في كتابتها، وتملك الوجهة واجهة API أو جدول بيانات منظمًا جيدًا.

لا يناسب

• لا تستلم سوى عدد قليل من الفواتير شهريًا: قد لا يبرر الإعداد تكلفته
• برنامج المحاسبة لديك يلتقط الفواتير بالفعل ويعمل بشكل جيد
• المستندات مكتوبة بخط اليد أو الصور غير قابلة للقراءة
• تحتاج إلى إصدار فواتير تستوفي متطلبات Verifactu أو TicketBAI في إسبانيا: هذا من مهام برنامج الفوترة لديك

نظام يعمل

• سير عمل على خادمك، أو n8n Cloud، أو VPS، وهي مدرجة في العرض
• قائمة استثناءات مع تعليمات المراجعة
• ربط الحقول بنظام ERP أو جدول البيانات

التوثيق والرقابة

• تقرير الدقة على عينتك
• خريطة بمسار البيانات ومدة الاحتفاظ بها
• تنبيهات عند فشل مستند أو تعطّله

فواتير الموردين من صندوق بريد واحد

نطاق واقعي: تُقرأ الفواتير الواردة إلى صندوق بريد محدد وتُتحقق منها وتُكتب في جدول Google أو في بيئة الاختبار الخاصة بنظام ERP، مع قائمة الاستثناءات الخاصة بها. نراجع النتائج على عينتك معك حقلًا بحقل. تُحدد النطاق والمواعيد والشروط كتابيًا قبل أن نبدأ.