Příjem a klasifikace
Vyhrazená e-mailová schránka, složka na Drive nebo SharePointu, nebo formulář pro nahrání. Každý soubor se zařadí podle typu, například faktura, dobropis nebo dodací list, a přiřadí ke správnému dodavateli.
Služba Nexura Digital
Automatizace faktur a dokumentů s lidskou kontrolou
Faktury přicházejí e-mailem, jako PDF nebo jako fotografie z telefonu, a někdo je ručně přepisuje. My automatizujeme čtení a kontrolu a k vám posíláme jen to, co nesedí.
Automatizace faktur a dokumentů čte PDF, skeny a elektronické faktury, vytahuje z nich potřebná pole a zapisuje je do vašeho ERP nebo tabulky. Nastavujeme ji pro firmy, které dnes ručně přepisují dodavatelské faktury nebo jiné opakující se dokumenty. Začít můžete 7denní zkouškou na jednom typu dokumentu a jednom kanálu příjmu.
Co automatizujeme
Čtení a vytěžení
Pokud faktura obsahuje strukturovaná data (Facturae, UBL nebo Factur-X), čteme XML. Pokud jde o PDF nebo fotografii, použijeme OCR se službami Google Document AI, Azure AI Document Intelligence nebo Amazon Textract, případně modely pro vidění, které vrací pole v pevném schématu.
Kontrola a export
- Základ daně, DPH, srážková daň a celkem se sčítají
- Platné DIČ nebo číslo DPH, ověřitelné ve VIES u dodavatelů z EU
- Žádné duplicity od stejného dodavatele
- Zápis do ERP přes API nebo řádek v tabulce, s uloženým PDF
Lidská kontrola a ochrana údajů
Kontrolujeme výjimky, ne všechno
Ke kontrole jde jen to, co ji potřebuje: nejisté čtení, součty, které nesedí, noví dodavatelé, vysoké částky a zejména změněné bankovní údaje, což je klasický signál podvodu. Kontrolor vidí dokument vedle vytěžených polí, opraví a schválí ho, a vše se zaznamenává.
GDPR na technické úrovni
Faktury obsahují osobní údaje, například u živnostníků. Vytahujeme jen to, co je potřeba, používáme region EU, je-li k dispozici, omezujeme přístup a nastavujeme, jak dlouho si n8n uchovává data o spuštěních. Jde o technickou pomoc, nikoli o právní poradenství: právní základ, smlouvy o zpracování a doby uchování určujete vy spolu se svým poradcem.
Jak to zavádíme
Čtyři kroky
- Reálný vzorek: nasbíráte reprezentativní faktury, včetně těch složitých
- Schéma polí a pravidla odsouhlasená s tím, kdo faktury dnes zapisuje
- Sestavení v n8n a testování bez zásahu do produkce
- Měření a ladění po jednotlivých polích před spuštěním
Kdy se to hodí a kdy ne
Hodí se
Když pravidelně dostáváte faktury, dodací listy, objednávky nebo jiné dokumenty s rozpoznatelnými poli, někdo na jejich přepisování tráví hodiny a cílový systém má API nebo dobře strukturovanou tabulku.
Nehodí se
- Dostáváte jen několik faktur měsíčně: nastavení se nemusí vyplatit
- Váš účetní software už faktury zachycuje a funguje dobře
- Dokumenty jsou ručně psané nebo fotografie nečitelné
- Potřebujete vystavovat faktury splňující požadavky Verifactu nebo TicketBAI ve Španělsku: to je úkol vašeho fakturačního softwaru
Co dodáváme
Funkční systém
- Workflow na vašem serveru, n8n Cloud nebo VPS, zahrnuté v nabídce
- Fronta výjimek s pokyny ke kontrole
- Mapování polí do vašeho ERP nebo tabulky
Dokumentace a kontrola
- Protokol přesnosti na vašem vzorku
- Přehled, kudy data putují a jak dlouho se uchovávají
- Upozornění, když dokument selže nebo uvízne
Vaše 7denní zkouška
Dodavatelské faktury z jedné schránky
Realistický rozsah: faktury doručené do jedné konkrétní schránky se přečtou, zkontrolují a zapíšou do Google Sheetu nebo do testovacího prostředí vašeho ERP, včetně fronty výjimek. Výsledky s vámi procházíme na vašem vzorku, pole po poli. Rozsah, termíny a podmínky se sjednají písemně před začátkem.
FAQ
Často kladené otázky
Jak přesné je čtení faktur?
Záleží na kvalitě a rozmanitosti vašich dokumentů, proto předem nenabízíme žádné číslo. Měříme to na vašem reálném vzorku, pole po poli, a nastavíme prahové hodnoty: cokoli, co neprojde kontrolami, jde na lidskou kontrolu a ne do ERP. Elektronické faktury s XML OCR vůbec nepotřebují.
Nahradí to mého účetního nebo účetní oddělení?
Ne. Automatizujeme zachycení dat a export, ale nevedeme účetnictví ani nedáváme daňové poradenství. Zaúčtování a přiřazení každého nákladu i rozhodnutí o daňovém zacházení s fakturou zůstávají na vašem týmu nebo účetním; systém jim ušetří přepisování a označí, co nesedí.
S kterým ERP nebo softwarem to funguje?
S každým, který má API nebo přijímá importy souborů, například Odoo, Holded, Sage nebo Business Central, případně jednoduše Google Sheets nebo Excel. Pokud váš software umožňuje jen ruční zadávání, zvážíme nejdřív importy souborů, než přistoupíme k jakémukoli křehkému obejití, a ověříme, co vaše konkrétní verze umožňuje.
Kde jsou uloženy moje faktury a jejich údaje?
Ve vašich systémech: původní PDF zůstává ve vaší složce nebo ERP a workflow běží na serveru, který platíte. Služba OCR nebo model, který zvolíme, zpracovává každý dokument podle vlastních podmínek, které s vámi projdeme, a omezujeme to, co se uchovává v historii spuštění.
Kontakt
Kolik faktur váš tým každý měsíc přepisuje?
Napište nám, jak k vám dnes přicházejí a kam mají putovat. Pošleme písemnou nabídku 7denní zkoušky s jedním typem dokumentu a vaším reálným vzorkem.