Beérkezés és osztályozás
Dedikált postafiók, Drive- vagy SharePoint-mappa, vagy feltöltőűrlap. Minden fájlt típus szerint osztályozunk, például számla, jóváírás vagy szállítólevél, és a szállítójához párosítjuk.
Nexura Digital szolgáltatás
Számla- és dokumentumautomatizálás emberi átnézéssel
A számlák e-mailben, PDF-ként vagy telefonos fényképként érkeznek, és valakinek be kell gépelnie őket. Mi az olvasást és az ellenőrzést automatizáljuk, és csak azt küldjük el Önnek, ami nem stimmel.
A számla- és dokumentumautomatizálás PDF-eket, szkenneket és e-számlákat olvas be, kinyeri a szükséges mezőket, és az ERP-jébe vagy egy táblázatba írja őket. Olyan cégeknek építjük, amelyek ma kézzel gépelik be a szállítói számlákat vagy más ismétlődő dokumentumokat. 7 napos próbával indulhat, egy dokumentumtípuson és egy beérkezési csatornán.
Mit automatizálunk
Olvasás és kinyerés
Ha a számla strukturált adatot tartalmaz (Facturae, UBL vagy Factur-X), az XML-t olvassuk be. Ha PDF vagy fénykép, OCR-t használunk a Google Document AI, az Azure AI Document Intelligence vagy az Amazon Textract segítségével, illetve olyan látómodelleket, amelyek rögzített séma szerint adják vissza a mezőket.
Ellenőrzés és export
- A nettó összeg, az ÁFA, a levonás és a végösszeg egyezik
- Érvényes adószám vagy ÁFA-szám, amely az EU-n belüli szállítóknál a VIES-ben ellenőrizhető
- Nincs duplikáció ugyanattól a szállítótól
- Bejegyzés az ERP-be API-n keresztül vagy táblázatsor, a PDF-fel együtt archiválva
Emberi átnézés és adatvédelem
A kivételeket nézzük át, nem mindent
Csak az kerül átnézésre, aminek szüksége van rá: a bizonytalan olvasatok, a nem stimmelő végösszegek, az új szállítók, a nagy összegek és főként a megváltozott bankszámlaszámok, amelyek a klasszikus csalási jelek. Az átnéző a dokumentumot a kinyert mezők mellett látja, javít és jóváhagy, minden pedig naplózódik.
GDPR a technikai szinten
A számlák személyes adatokat tartalmaznak, például egyéni vállalkozóktól. Csak a szükséges adatokat nyerjük ki, ahol van EU-s régió, azt használjuk, korlátozzuk a hozzáférést, és behatároljuk, meddig tartja meg az n8n a futtatási adatokat. Ez technikai segítségnyújtás, nem jogi tanácsadás: a jogalapot, a feldolgozói szerződéseket és a megőrzési időket Ön dönti el tanácsadójával.
Hogyan vezetjük be
Négy lépés
- Valós minta: összegyűjt reprezentatív számlákat, a nehéz eseteket is beleértve
- A mezőséma és a szabályok egyeztetése azzal, aki ma a számlákat rögzíti
- Építés n8n-ben, és tesztelés az éles rendszer érintése nélkül
- Mezőnkénti mérés és finomhangolás az éles indítás előtt
Mikor illik, és mikor nem
Illik
Ha rendszeresen kap számlákat, szállítólevelet, megrendeléseket vagy más, felismerhető mezőkkel rendelkező dokumentumokat, valaki órákat tölt a begépeléssel, és a célnak van API-ja vagy jól strukturált táblázata.
Nem illik
- Havonta csak néhány számlát kap: a beállítás nem biztos, hogy megtérül
- A könyvelőszoftvere már rögzíti a számlákat, és jól működik
- A dokumentumok kézzel írtak, vagy a fényképek olvashatatlanok
- Spanyolországi Verifactu- vagy TicketBAI-követelményeknek megfelelő számlákat kell kiállítania: ez a számlázóprogram feladata
Amit átadunk
Működő rendszer
- Munkafolyamatok az Ön szerverén, n8n Cloudon vagy VPS-en, az ajánlatban szerepelve
- Kivételsor átnézési utasításokkal
- Mezőtérkép az ERP-hez vagy a táblázathoz
Dokumentáció és ellenőrzés
- Pontossági jelentés az Ön mintáján
- Térkép arról, hol áramlanak az adatok és meddig őrződnek meg
- Riasztás, ha egy dokumentum hibázik vagy elakad
Az Ön 7 napos próbája
Szállítói számlák egy postafiókból
Reális hatókör: egy meghatározott postafiókba érkező számlákat beolvassuk, ellenőrizzük, és egy Google Táblázatba vagy az ERP teszt-környezetébe írjuk, a kivételsorukkal együtt. Az eredményeket az Ön mintáján, mezőnként együtt vizsgáljuk át. A hatókört, a dátumokat és a feltételeket írásban rögzítjük, mielőtt elkezdenénk.
GYIK
Gyakori kérdések
Milyen pontos a számlaolvasás?
Ez a dokumentumai minőségétől és változatosságától függ, ezért előre nem adunk számot. A valós mintán mérjük, mezőnként, és küszöböket állítunk be: ami nem felel meg az ellenőrzéseknek, emberi átnézésre kerül, nem az ERP-be. Az XML-es e-számláknak nincs is szükségük OCR-re.
Helyettesíti a könyvelőmet vagy a könyvelési csapatomat?
Nem. Az adatrögzítést és az exportot automatizáljuk, de könyvelést és adótanácsadást nem végzünk. Minden költség könyvelése és elszámolása, valamint az, hogy egy számlát adózási szempontból hogyan kell kezelni, a csapatánál vagy a könyvelőjénél marad; a rendszer megspórolja nekik a begépelést, és megjelöli, ami nem stimmel.
Melyik ERP-vel vagy szoftverrel működik?
Azzal, amelyiknek van API-ja vagy fájlimportot fogad el, például az Odoo, a Holded, a Sage vagy a Business Central, illetve egyszerűen a Google Táblázatokkal vagy az Excel-lel. Ha a szoftvere csak kézi rögzítést enged, előbb fájlimportot nézünk meg, minden törékeny megoldás előtt, és ellenőrizzük, mit enged az Ön konkrét verziója.
Hol tárolódnak a számláim és az adataik?
Az Ön rendszereiben: az eredeti PDF az Ön mappájában vagy az ERP-ben marad, a munkafolyamatok pedig az Ön által fizetett szerveren futnak. A kiválasztott OCR-szolgáltatás vagy modell minden dokumentumot a saját feltételei szerint dolgoz fel, ezeket Önnel átnézzük, és korlátozzuk, mi marad meg a futtatási előzményekben.
Kapcsolat
Hány számlát gépel be havonta a csapata?
Írja meg, hogyan érkeznek ma, és hová kell kerülniük. Írásos, 7 napos próbára vonatkozó ajánlatot küldünk, egy dokumentumtípussal és az Ön valós mintájával.