Penerimaan dan klasifikasi
Kotak surat khusus, folder Drive atau SharePoint, atau formulir unggah. Setiap berkas diklasifikasikan menurut jenisnya, seperti faktur, nota kredit, atau surat jalan, lalu dicocokkan dengan pemasoknya.
Layanan Nexura Digital
Otomatisasi faktur dan dokumen dengan tinjauan manusia
Faktur datang lewat email, berupa PDF atau foto dari ponsel, lalu seseorang mengetiknya satu per satu. Kami mengotomatiskan pembacaan dan pemeriksaannya, dan hanya mengirimkan kepada Anda apa yang tidak sesuai.
Otomatisasi faktur dan dokumen membaca PDF, hasil pindaian, dan e-invoice, mengekstrak bidang yang Anda butuhkan, lalu menuliskannya ke ERP atau spreadsheet Anda. Kami menyiapkannya untuk perusahaan yang saat ini masih mengetik faktur pemasok atau dokumen berulang lainnya secara manual. Anda memulai dengan uji coba 7 hari pada satu jenis dokumen dan satu kanal masuk.
Yang kami otomatisasi
Pembacaan dan ekstraksi
Jika faktur memuat data terstruktur (Facturae, UBL, atau Factur-X), kami membaca XML-nya. Jika berupa PDF atau foto, kami menggunakan OCR dengan Google Document AI, Azure AI Document Intelligence, atau Amazon Textract, atau model visi yang mengembalikan bidang dalam skema tetap.
Validasi dan ekspor
- Jumlah bersih, PPN, pemotongan pajak, dan total harus cocok
- Nomor identitas pajak atau nomor PPN yang valid, yang dapat diperiksa di VIES untuk pemasok intra-UE
- Tidak ada duplikat dari pemasok yang sama
- Entri ERP lewat API, atau baris spreadsheet, dengan PDF tersimpan
Tinjauan manusia dan perlindungan data
Tinjau pengecualian, bukan semuanya
Hanya yang membutuhkannya yang masuk tinjauan: pembacaan yang tidak pasti, total yang tidak cocok, pemasok baru, jumlah besar, dan terutama perubahan rekening bank, yang merupakan sinyal penipuan klasik. Peninjau melihat dokumen berdampingan dengan bidang yang diekstrak, mengoreksi dan menyetujuinya, dan semuanya dicatat.
GDPR di tingkat teknis
Faktur memuat data pribadi, misalnya dari pelaku usaha perseorangan. Kami hanya mengekstrak yang diperlukan, menggunakan wilayah UE jika tersedia, membatasi akses, dan membatasi lama n8n menyimpan data eksekusi. Ini adalah bantuan teknis, bukan nasihat hukum: dasar hukum, perjanjian pemroses, dan periode retensi menjadi keputusan Anda bersama penasihat.
Bagaimana kami menerapkannya
Empat langkah
- Sampel nyata: Anda mengumpulkan faktur yang representatif, termasuk yang rumit
- Skema bidang dan aturan disepakati bersama orang yang saat ini memasukkan faktur
- Membangun di n8n dan menguji tanpa menyentuh produksi
- Pengukuran dan penyetelan per bidang sebelum diluncurkan
Kapan cocok dan kapan tidak
Cocok
Ketika Anda rutin menerima faktur, surat jalan, pesanan, atau dokumen lain dengan bidang yang dapat dikenali, seseorang menghabiskan berjam-jam untuk mengetiknya, dan tujuannya memiliki API atau spreadsheet yang terstruktur dengan baik.
Tidak cocok
- Anda hanya menerima beberapa faktur per bulan: penyiapannya mungkin tidak sebanding
- Perangkat lunak akuntansi Anda sudah menangkap faktur dan berjalan dengan baik
- Dokumen ditulis tangan atau fotonya tidak terbaca
- Anda perlu menerbitkan faktur yang memenuhi persyaratan Verifactu atau TicketBAI di Spanyol: itu tugas perangkat lunak faktur Anda
Yang kami serahkan
Sistem yang berfungsi
- Alur kerja di server Anda, n8n Cloud, atau VPS, sudah termasuk dalam penawaran
- Antrean pengecualian dengan instruksi tinjauan
- Pemetaan bidang ke ERP atau spreadsheet Anda
Dokumentasi dan kontrol
- Laporan akurasi atas sampel Anda
- Peta aliran data dan berapa lama data disimpan
- Peringatan saat dokumen gagal atau tertahan
Uji coba 7 hari Anda
Faktur pemasok dari satu kotak surat
Lingkupnya realistis: faktur yang masuk ke satu kotak surat tertentu dibaca, divalidasi, dan dituliskan ke Google Sheet atau sandbox ERP Anda, lengkap dengan antrean pengecualiannya. Kami meninjau hasilnya bersama Anda atas sampel Anda, bidang demi bidang. Lingkup, tanggal, dan ketentuan ditetapkan secara tertulis sebelum kami mulai.
FAQ
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Seberapa akurat pembacaan faktur?
Itu bergantung pada kualitas dan keragaman dokumen Anda, sehingga kami tidak memberikan angka di awal. Kami mengukurnya pada sampel nyata Anda, bidang demi bidang, dan menetapkan ambang batas: apa pun yang gagal pemeriksaan akan masuk tinjauan manusia, bukan langsung ke ERP. E-invoice dengan XML bahkan tidak memerlukan OCR.
Apakah ini menggantikan akuntan atau tim pembukuan saya?
Tidak. Kami mengotomatiskan penangkapan dan ekspor data, tetapi kami tidak melakukan pembukuan atau memberi nasihat pajak. Pencatatan dan pengalokasian setiap biaya, serta keputusan tentang perlakuan pajak sebuah faktur, tetap berada pada tim atau akuntan Anda; sistem menghemat waktu mengetik dan menandai apa yang tidak sesuai.
Dengan ERP atau perangkat lunak apa sistem ini bekerja?
Dengan apa pun yang memiliki API atau menerima impor berkas, seperti Odoo, Holded, Sage, atau Business Central, atau sekadar Google Sheets atau Excel. Jika perangkat lunak Anda hanya mengizinkan entri manual, kami mencari impor berkas sebelum mempertimbangkan solusi sementara yang rapuh, dan kami memeriksa apa yang diizinkan oleh versi spesifik Anda.
Di mana faktur dan datanya disimpan?
Di sistem Anda: PDF asli tetap berada di folder atau ERP Anda, dan alur kerja berjalan di server yang Anda bayar. Layanan OCR atau model yang kami pilih memproses setiap dokumen sesuai ketentuannya sendiri, yang akan kami tinjau bersama Anda, dan kami membatasi apa yang disimpan dalam riwayat eksekusi.
Kontak
Berapa banyak faktur yang diketik tim Anda setiap bulan?
Beri tahu kami bagaimana faktur itu datang saat ini dan ke mana seharusnya dikirim. Kami akan mengirimkan proposal tertulis untuk uji coba 7 hari dengan satu jenis dokumen dan sampel nyata Anda.