Modtagelse og klassificering
En dedikeret postkasse, en Drive- eller SharePoint-mappe eller en upload-formular. Hver fil klassificeres efter type, fx faktura, kreditnota eller følgeseddel, og matches med sin leverandør.
Nexura Digital-ydelse
Automatisering af fakturaer og dokumenter med menneskelig gennemgang
Fakturaer kommer på e-mail, som PDF'er eller telefonfotos, og nogen skriver dem ind i systemet. Vi automatiserer læsning og kontrol, og sender kun dig det, der ikke stemmer.
Automatisering af dokumenter og fakturaer læser PDF'er, scanninger og e-fakturaer, udtrækker de felter, du har brug for, og skriver dem til dit ERP eller et regneark. Vi opsætter det for virksomheder, der i dag indtaster leverandørfakturaer eller andre gentagne dokumenter i hånden. Du starter med en 7-dages test på én dokumenttype og én indgangskanal.
Hvad vi automatiserer
Læsning og udtræk
Hvis fakturaen indeholder strukturerede data (Facturae, UBL eller Factur-X), læser vi XML'en. Er det en PDF eller et foto, bruger vi OCR med Google Document AI, Azure AI Document Intelligence eller Amazon Textract, eller visionmodeller, der returnerer felterne i et fast skema.
Validering og eksport
- Nettobeløb, moms, indeholdt skat og total stemmer overens
- Gyldigt moms- eller virksomhedsnummer, der kan kontrolleres i VIES for leverandører i EU
- Ingen dubletter fra samme leverandør
- Bogføring i ERP via API eller en række i et regneark, med PDF'en arkiveret
Menneskelig gennemgang og databeskyttelse
Gennemgå undtagelserne, ikke alt
Kun det, der kræver det, går til gennemgang: usikre aflæsninger, totaler der ikke går op, nye leverandører, store beløb og frem for alt ændrede bankoplysninger, et klassisk svindelsignal. Gennemgangen viser dokumentet ved siden af de udtrukne felter, hvor man retter og godkender, og alt logges.
GDPR på det tekniske plan
Fakturaer indeholder personoplysninger, for eksempel fra enkeltmandsvirksomheder. Vi udtrækker kun det nødvendige, bruger en EU-region, hvor en findes, begrænser adgangen og begrænser, hvor længe n8n gemmer kørselsdata. Dette er teknisk bistand, ikke juridisk rådgivning: det retlige grundlag, databehandleraftaler og opbevaringsfrister er dit at afgøre sammen med din rådgiver.
Sådan får du det op at køre
Fire trin
- Reel prøve: du samler repræsentative fakturaer, også de besværlige
- Feltskema og regler aftales med den, der i dag indtaster fakturaerne
- Opbygning i n8n og test uden at røre produktionen
- Måling felt for felt og finjustering, inden det går i drift
Hvornår det passer, og hvornår det ikke gør
Det passer
Når du regelmæssigt modtager fakturaer, følgesedler, ordrer eller andre dokumenter med genkendelige felter, nogen bruger timer på at taste dem ind, og modtageren har en API eller et veldefineret regneark.
Det passer ikke
- Du kun får få fakturaer om måneden: opsætningen betaler sig måske ikke
- Dit regnskabssystem registrerer allerede fakturaer og fungerer godt
- Dokumenterne er håndskrevne, eller fotografierne er ulæselige
- Du skal udstede fakturaer, der lever op til Spaniens Verifactu- eller TicketBAI-krav: det er din faktureringssoftwares opgave
Det leverer vi
Et fungerende system
- Workflows på din server, n8n Cloud eller en VPS, inkluderet i tilbuddet
- Undtagelseskø med instruktioner til gennemgang
- Feltmapping til dit ERP eller regneark
Dokumentation og kontrol
- Nøjagtighedsrapport på din prøve
- Oversigt over, hvor data flyder hen, og hvor længe de gemmes
- Alarmer, når et dokument fejler eller bliver hængende
Din 7-dages test
Leverandørfakturaer fra én postkasse
Et realistisk omfang: fakturaer, der kommer til én bestemt postkasse, læses, valideres og skrives til et Google Sheet eller din ERP-sandkasse, med deres undtagelseskø. Vi gennemgår resultaterne på din prøve med dig, felt for felt. Omfang, datoer og vilkår fastsættes skriftligt, før vi går i gang.
FAQ
Ofte stillede spørgsmål
Hvor præcis er fakturaaflæsningen?
Det afhænger af kvaliteten og variationen i dine dokumenter, så vi oplyser ikke et tal på forhånd. Vi måler det på din egen prøve, felt for felt, og fastsætter grænser: alt, der ikke består kontrollerne, går til menneskelig gennemgang i stedet for ind i ERP'et. E-fakturaer med XML har slet ikke brug for OCR.
Erstatter det min revisor eller mit bogholderteam?
Nej. Vi automatiserer datafangst og eksport, men vi laver ikke bogføring eller skatterådgivning. Bogføring og fordeling af hver udgift samt beslutningen om, hvordan en faktura behandles skattemæssigt, bliver hos dit team eller din revisor; systemet sparer dem for indtastningen og markerer det, der ikke går op.
Hvilket ERP eller hvilken software virker det med?
Alt, der har en API eller accepterer filimport, fx Odoo, Holded, Sage eller Business Central, eller blot Google Sheets eller Excel. Hvis din software kun tillader manuel indtastning, ser vi på filimport, før vi bruger en skrøbelig workaround, og vi tjekker, hvad din konkrete version tillader.
Hvor gemmes mine fakturaer og deres data?
I dine egne systemer: den originale PDF bliver i din mappe eller dit ERP, og workflows kører på en server, du betaler for. OCR-tjenesten eller modellen, vi vælger, behandler hvert dokument efter egne vilkår, som vi gennemgår med dig, og vi begrænser, hvad der gemmes i kørselshistorikken.
Kontakt
Hvor mange fakturaer indtaster dit team hver måned?
Fortæl os, hvordan de kommer ind i dag, og hvor de skal hen. Vi sender et skriftligt forslag til en 7-dages test med én dokumenttype og din egen prøve.