Kemasukan dan pengelasan
Peti mel khusus, folder Drive atau SharePoint, atau borang muat naik. Setiap fail dikelaskan mengikut jenis, seperti invois, nota kredit atau nota penghantaran, dan dipadankan dengan pembekalnya.
Perkhidmatan Nexura Digital
Automasi invois dan dokumen dengan semakan manusia
Invois tiba melalui e-mel, sebagai PDF atau gambar telefon, dan seseorang menaipnya secara manual. Kami mengautomasikan pembacaan dan semakan, dan hanya menghantar kepada anda perkara yang tidak sepadan.
Automasi dokumen dan invois membaca PDF, imbasan dan e-invois, mengekstrak medan yang anda perlukan dan menulisnya ke ERP atau hamparan. Kami melaksanakannya untuk syarikat yang hari ini menaip invois pembekal atau dokumen berulang yang lain secara manual. Anda bermula dengan percubaan 7 hari pada satu jenis dokumen dan satu saluran kemasukan.
Apa yang kami automasikan
Pembacaan dan pengekstrakan
Jika invois membawa data berstruktur (Facturae, UBL atau Factur-X), kami membaca XML. Jika ia PDF atau gambar, kami menggunakan OCR dengan Google Document AI, Azure AI Document Intelligence atau Amazon Textract, atau model penglihatan yang memulangkan medan dalam skema tetap.
Pengesahan dan eksport
- Jumlah bersih, VAT, potongan cukai dan jumlah keseluruhan ditambah dengan betul
- ID cukai atau nombor VAT yang sah, boleh disemak dalam VIES bagi pembekal EU
- Tiada pendua daripada pembekal yang sama
- Kemasukan ERP melalui API, atau baris hamparan, dengan PDF disimpan
Semakan manusia dan perlindungan data
Semak pengecualian, bukan semua
Hanya perkara yang memerlukannya dihantar untuk semakan: bacaan yang tidak pasti, jumlah yang tidak sepadan, pembekal baharu, jumlah besar dan, yang paling penting, perubahan butiran bank, isyarat penipuan yang klasik. Penyemak melihat dokumen di sebelah medan yang diekstrak, membetulkan dan meluluskannya, dan semuanya direkodkan.
GDPR pada peringkat teknikal
Invois mengandungi data peribadi, contohnya daripada individu yang bekerja sendiri. Kami mengekstrak hanya apa yang diperlukan, menggunakan rantau EU jika ada, menyekat akses dan mengehadkan tempoh n8n menyimpan data pelaksanaan. Ini adalah bantuan teknikal, bukan nasihat undang-undang: asas undang-undang, perjanjian pemproses dan tempoh pengekalan adalah keputusan anda bersama penasihat anda.
Cara kami melaksanakannya
Empat langkah
- Sampel sebenar: anda kumpulkan invois yang mewakili, termasuk yang rumit
- Skema medan dan peraturan dipersetujui bersama sesiapa yang menaip invois hari ini
- Bina dalam n8n dan uji tanpa menyentuh pengeluaran
- Pengukuran dan penalaan medan demi medan sebelum dilancarkan
Bilakah ia sesuai dan bilakah tidak
Sesuai
Apabila anda kerap menerima invois, nota penghantaran, pesanan atau dokumen lain dengan medan yang boleh dikenali, seseorang menghabiskan berjam-jam menaipnya, dan destinasinya mempunyai API atau hamparan yang tersusun baik.
Tidak sesuai
- Anda hanya menerima beberapa invois sebulan: persediaan mungkin tidak berbaloi
- Perisian perakaunan anda sudah menangkap invois dan berfungsi dengan baik
- Dokumen ditulis tangan atau gambar tidak boleh dibaca
- Anda perlu mengeluarkan invois yang memenuhi keperluan Verifactu atau TicketBAI di Sepanyol: itu tugas perisian invois anda
Apa yang kami serahkan
Sistem yang berfungsi
- Aliran kerja pada pelayan anda, n8n Cloud atau VPS, termasuk dalam sebut harga
- Barisan pengecualian dengan arahan semakan
- Pemetaan medan ke ERP atau hamparan anda
Dokumentasi dan kawalan
- Laporan ketepatan pada sampel anda
- Peta aliran data dan tempoh penyimpanannya
- Amaran apabila dokumen gagal atau tersekat
Percubaan 7 hari anda
Invois pembekal dari satu peti mel
Skop yang realistik: invois yang tiba di satu peti mel tertentu dibaca, disahkan dan ditulis ke Google Sheet atau sandbox ERP anda, bersama barisan pengecualiannya. Kami menyemak hasilnya pada sampel anda bersama anda, medan demi medan. Skop, tarikh dan terma ditetapkan secara bertulis sebelum kami bermula.
Soalan lazim
Soalan lazim
Sejauh mana tepatnya pembacaan invois?
Ia bergantung pada kualiti dan kepelbagaian dokumen anda, jadi kami tidak memberikan angka awal. Kami mengukurnya pada sampel sebenar anda, medan demi medan, dan menetapkan ambang: apa-apa yang gagal semakan dihantar untuk semakan manusia dan bukannya masuk ke ERP. Invois elektronik dengan XML pun tidak memerlukan OCR.
Adakah ia menggantikan akauntan atau pasukan perakaunan saya?
Tidak. Kami mengautomasikan penangkapan dan eksport data, tetapi kami tidak melakukan kerja perakaunan atau memberi nasihat cukai. Penyiaran dan peruntukan setiap perbelanjaan, serta keputusan tentang cara invois dirawat untuk tujuan cukai, kekal pada pasukan atau akauntan anda; sistem menjimatkan mereka daripada menaip dan menandakan apa yang tidak sepadan.
Dengan ERP atau perisian apakah ia berfungsi?
Mana-mana yang mempunyai API atau menerima import fail, seperti Odoo, Holded, Sage atau Business Central, atau hanya Google Sheets atau Excel. Jika perisian anda hanya membenarkan kemasukan manual, kami melihat import fail sebelum sebarang penyelesaian yang rapuh, dan kami menyemak apa yang dibenarkan oleh versi khusus anda.
Di manakah invois dan data saya disimpan?
Dalam sistem anda: PDF asal kekal dalam folder atau ERP anda, dan aliran kerja dijalankan pada pelayan yang anda bayar. Perkhidmatan OCR atau model yang kami pilih memproses setiap dokumen mengikut terma sendiri, yang kami semak bersama anda, dan kami mengehadkan apa yang disimpan dalam sejarah pelaksanaan.
Hubungi kami
Berapa banyak invois yang pasukan anda taip setiap bulan?
Beritahu kami bagaimana ia tiba hari ini dan ke mana ia perlu pergi. Kami akan menghantar cadangan percubaan 7 hari secara bertulis dengan satu jenis dokumen dan sampel sebenar anda.