Mottak og klassifisering
En egen postboks, en Drive- eller SharePoint-mappe, eller et opplastingsskjema. Hver fil klassifiseres etter type, for eksempel faktura, kreditnota eller følgeseddel, og kobles til riktig leverandør.
Nexura Digital-tjeneste
Automatisering av fakturaer og dokumenter, med menneskelig gjennomgang
Fakturaer kommer på e-post, som PDF-er eller bilder fra mobilen, og noen skriver dem inn for hånd. Vi automatiserer lesing og kontroll, og sender deg bare det som ikke stemmer.
Automatisering av fakturaer og dokumenter leser PDF-er, skanninger og e-fakturaer, henter ut feltene du trenger og skriver dem til ERP-systemet eller et regneark. Vi setter det opp for selskaper som i dag skriver inn leverandørfakturaer eller andre repeterende dokumenter for hånd. Du starter med en 7-dagers test på én dokumenttype og én innkanal.
Hva vi automatiserer
Lesing og uthenting
Hvis fakturaen har strukturerte data (Facturae, UBL eller Factur-X), leser vi XML-en. Hvis det er en PDF eller et bilde, bruker vi OCR med Google Document AI, Azure AI Document Intelligence eller Amazon Textract, eller visjonsmodeller som returnerer feltene i et fast skjema.
Validering og eksport
- Nettobeløp, mva., kildeskatt og totalsum stemmer med hverandre
- Gyldig organisasjonsnummer eller mva.-nummer, som kan sjekkes i VIES for leverandører i EU
- Ingen duplikater fra samme leverandør
- Oppføring i ERP via API, eller en rad i regnearket, med PDF-en arkivert
Menneskelig gjennomgang og personvern
Gjennomgå avvikene, ikke alt
Bare det som trenger det, går til gjennomgang: usikre avlesninger, totalsummer som ikke stemmer, nye leverandører, store beløp og, først og fremst, endrede bankopplysninger, et klassisk tegn på svindel. Gjennomgåeren ser dokumentet ved siden av de uthentede feltene, retter og godkjenner, og alt logges.
GDPR på det tekniske planet
Fakturaer inneholder personopplysninger, for eksempel fra enkeltpersonforetak. Vi henter ut bare det som trengs, bruker en EU-region der en finnes, begrenser tilgangen og setter en grense for hvor lenge n8n beholder kjøringsdata. Dette er teknisk bistand, ikke juridisk rådgivning: rettslig grunnlag, databehandleravtaler og oppbevaringstid er din å avgjøre med rådgiveren din.
Slik setter vi det opp
Fire steg
- Ekte utvalg: du samler representative fakturaer, også de vanskelige
- Feltskjema og regler avtalt med den som registrerer fakturaer i dag
- Bygging i n8n og testing uten å røre produksjon
- Måling felt for felt og finjustering før den settes i drift
Når det passer, og når det ikke gjør det
Det passer
Når du jevnlig mottar fakturaer, følgesedler, ordrer eller andre dokumenter med gjenkjennelige felt, noen bruker timer på å skrive dem inn, og mottakssystemet har et API eller et godt strukturert regneark.
Det passer ikke
- Du får bare noen få fakturaer i måneden: oppsettet lønner seg kanskje ikke
- Regnskapsprogrammet ditt registrerer allerede fakturaer og fungerer godt
- Dokumentene er håndskrevet, eller bildene er uleselige
- Du må utstede fakturaer som oppfyller Spanias krav til Verifactu eller TicketBAI: det er jobben til fakturaprogrammet ditt
Det vi leverer
Et fungerende system
- Arbeidsflyter på din server, n8n Cloud eller en VPS, inkludert i tilbudet
- Avvikskø med instruksjoner for gjennomgang
- Feltkartlegging til ERP-systemet eller regnearket
Dokumentasjon og kontroll
- Nøyaktighetsrapport på utvalget ditt
- Oversikt over hvor data flyter, og hvor lenge de beholdes
- Varsler når et dokument feiler eller setter seg fast
Din 7-dagers test
Leverandørfakturaer fra én postboks
Et realistisk omfang: fakturaer som kommer til én bestemt postboks, leses, valideres og skrives til et Google-regneark eller sandkassen i ERP-systemet ditt, med sin avvikskø. Vi gjennomgår resultatene på utvalget ditt sammen med deg, felt for felt. Omfang, datoer og vilkår settes skriftlig før vi starter.
FAQ
Ofte stilte spørsmål
Hvor nøyaktig er fakturalesingen?
Det avhenger av kvaliteten og variasjonen i dokumentene dine, så vi oppgir ikke et tall på forhånd. Vi måler det på ditt reelle utvalg, felt for felt, og setter grenser: alt som ikke klarer kontrollene, går til menneskelig gjennomgang i stedet for inn i ERP-systemet. E-fakturaer med XML trenger ikke engang OCR.
Erstatter dette regnskapsføreren eller regnskapsteamet mitt?
Nei. Vi automatiserer datafangst og eksport, men vi fører ikke regnskap og gir ikke skatterådgivning. Bokføring og fordeling av hver utgift, og vurderingen av hvordan en faktura behandles skattemessig, blir hos teamet ditt eller hos regnskapsføreren; systemet sparer dem for innskrivingen og markerer det som ikke stemmer.
Hvilket ERP-system eller hvilken programvare fungerer det med?
Alt som har et API eller tar imot filimport, for eksempel Odoo, Holded, Sage eller Business Central, eller ganske enkelt Google Sheets eller Excel. Hvis programvaren din bare tillater manuell registrering, ser vi på filimport før noen skjør omvei, og vi sjekker hva din spesifikke versjon tillater.
Hvor lagres fakturaene mine og dataene deres?
I dine systemer: den originale PDF-en blir i mappen eller ERP-systemet ditt, og arbeidsflytene kjører på en server du betaler for. OCR-tjenesten eller modellen vi velger, behandler hvert dokument under sine egne vilkår, som vi gjennomgår med deg, og vi begrenser hva som lagres i kjøringshistorikken.
Kontakt
Hvor mange fakturaer skriver teamet ditt inn hver måned?
Fortell oss hvordan de kommer inn i dag, og hvor de må ende opp. Vi sender et skriftlig forslag til en 7-dagers test med én dokumenttype og et ekte utvalg fra deg.