Preluare și clasificare
O căsuță de email dedicată, un dosar în Drive sau SharePoint ori un formular de încărcare. Fiecare fișier este clasificat după tip, de exemplu factură, notă de credit sau aviz de expediție, și asociat furnizorului său.
Serviciu Nexura Digital
Automatizare pentru facturi și documente, cu revizuire umană
Facturile sosesc pe email, ca PDF-uri sau fotografii făcute cu telefonul, iar cineva le trece manual în sistem. Automatizăm citirea și verificarea și vă trimitem doar ce nu se potrivește.
Automatizarea documentelor și a facturilor citește PDF-uri, scanări și e-facturi, extrage câmpurile de care aveți nevoie și le scrie în ERP-ul dumneavoastră sau într-o foaie de calcul. O implementăm pentru companiile care introduc astăzi manual facturi de furnizori sau alte documente repetitive. Începeți cu o probă de 7 zile pe un singur tip de document și un singur canal de intrare.
Ce automatizăm
Citire și extragere
Dacă factura conține date structurate (Facturae, UBL sau Factur-X), citim XML-ul. Dacă este un PDF sau o fotografie, folosim OCR cu Google Document AI, Azure AI Document Intelligence sau Amazon Textract, ori modele de viziune care returnează câmpurile într-o schemă fixă.
Validare și export
- Suma netă, TVA-ul, reținerea și totalul se potrivesc
- Număr de identificare fiscală valid, verificabil în VIES pentru furnizorii din UE
- Fără duplicate de la același furnizor
- Înregistrare în ERP prin API sau rând într-o foaie de calcul, cu PDF-ul arhivat
Revizuire umană și protecția datelor
Revizuiți excepțiile, nu totul
Doar ce are nevoie ajunge la revizuire: citiri incerte, totaluri care nu se potrivesc, furnizori noi, sume mari și, mai ales, date bancare modificate, un semnal clasic de fraudă. Revizorul vede documentul alături de câmpurile extrase, corectează și aprobă, iar totul este înregistrat în jurnal.
GDPR la nivel tehnic
Facturile conțin date personale, de exemplu de la persoane fizice care desfășoară activitate independentă. Extragem doar ce este necesar, folosim o regiune din UE acolo unde există, restricționăm accesul și limităm cât timp păstrează n8n datele de execuție. Este asistență tehnică, nu consultanță juridică: temeiul legal, acordurile de prelucrare și perioadele de păstrare vă aparțin și se stabilesc împreună cu consilierul dumneavoastră.
Cum o implementăm
Patru pași
- Eșantion real: adunați facturi reprezentative, inclusiv cele mai dificile
- Schema câmpurilor și regulile convenite cu cei care introduc facturile astăzi
- Construcție în n8n și testare fără a atinge producția
- Măsurare câmp cu câmp și ajustare înainte de punerea în funcțiune
Când se potrivește și când nu
Se potrivește
Când primiți regulat facturi, avize de expediție, comenzi sau alte documente cu câmpuri recognoscibile, cineva petrece ore tastându-le, iar destinația are un API sau o foaie de calcul bine structurată.
Nu se potrivește
- Primiți doar câteva facturi pe lună: configurarea s-ar putea să nu se amortizeze
- Software-ul dumneavoastră de contabilitate preia deja facturile și funcționează bine
- Documentele sunt scrise de mână sau fotografiile nu sunt lizibile
- Trebuie să emiteți facturi care respectă cerințele Verifactu sau TicketBAI din Spania: aceasta este treaba software-ului dumneavoastră de facturare
Ce livrăm
Un sistem funcțional
- Fluxuri pe serverul dumneavoastră, n8n Cloud sau un VPS, incluse în ofertă
- Coadă de excepții cu instrucțiuni de revizuire
- Maparea câmpurilor către ERP-ul sau foaia de calcul
Documentație și control
- Raport de acuratețe pe eșantionul dumneavoastră
- Harta fluxurilor de date și a duratei de păstrare
- Alerte când un document eșuează sau rămâne blocat
Proba dumneavoastră de 7 zile
Facturi de la furnizori dintr-o singură căsuță de email
Un domeniu realist: facturile sosite la o căsuță de email anume sunt citite, validate și scrise într-o foaie Google sau în mediul de test al ERP-ului, împreună cu coada lor de excepții. Revizuim împreună rezultatele pe eșantionul dumneavoastră, câmp cu câmp. Domeniul, datele și termenii sunt stabiliți în scris înainte de start.
FAQ
Întrebări frecvente
Cât de exactă este citirea facturilor?
Depinde de calitatea și varietatea documentelor dumneavoastră, de aceea nu dăm o cifră din start. Măsurăm pe eșantionul real, câmp cu câmp, și stabilim praguri: orice nu trece verificările merge la revizuire umană, nu în ERP. E-facturile cu XML nu au nevoie nici măcar de OCR.
Înlocuiește contabilul sau echipa de contabilitate?
Nu. Automatizăm captarea și exportul datelor, dar nu ținem contabilitatea și nu oferim consultanță fiscală. Înregistrarea și alocarea fiecărei cheltuieli, precum și decizia privind tratamentul fiscal al unei facturi rămân la echipa dumneavoastră sau la contabil; sistemul le economisește tastarea și semnalează ce nu se potrivește.
Cu ce ERP sau software funcționează?
Cu orice are un API sau acceptă importuri de fișiere, de exemplu Odoo, Holded, Sage sau Business Central, ori pur și simplu Google Sheets sau Excel. Dacă software-ul dumneavoastră permite doar introducerea manuală, analizăm mai întâi importurile de fișiere înainte de orice soluție fragilă și verificăm ce permite versiunea dumneavoastră specifică.
Unde sunt stocate facturile și datele lor?
În sistemele dumneavoastră: PDF-ul original rămâne în dosarul sau ERP-ul dumneavoastră, iar fluxurile rulează pe un server plătit de dumneavoastră. Serviciul OCR sau modelul ales prelucrează fiecare document conform termenilor proprii, pe care îi revizuim împreună, iar limităm ce se păstrează în istoricul execuțiilor.
Contact
Câte facturi tastează echipa dumneavoastră în fiecare lună?
Spuneți-ne cum sosesc astăzi și unde trebuie să ajungă. Vă trimitem o propunere scrisă pentru o probă de 7 zile, cu un tip de document și eșantionul dumneavoastră real.