Vastaanotto ja luokittelu
Erillinen postilaatikko, Drive- tai SharePoint-kansio tai lomake tiedostojen lataamiseen. Jokainen tiedosto luokitellaan tyypin mukaan, kuten lasku, hyvityslasku tai lähetysluettelo, ja yhdistetään toimittajaansa.
Nexura Digital -palvelu
Laskujen ja asiakirjojen automaatio ihmisen tarkistuksella
Laskut saapuvat sähköpostitse PDF-tiedostoina tai puhelimen kuvina, ja joku kirjoittaa ne käsin järjestelmään. Automatisoimme lukemisen ja tarkistamisen, ja lähetämme sinulle vain ne, jotka eivät täsmää.
Laskujen ja asiakirjojen automaatio lukee PDF-tiedostot, skannaukset ja sähköiset laskut, poimii tarvittavat kentät ja kirjoittaa ne ERP-järjestelmään tai taulukkoon. Otamme sen käyttöön yrityksille, jotka kirjaavat toimittajalaskuja tai muita toistuvia asiakirjoja käsin. Aloitat 7 päivän kokeilulla yhdellä asiakirjatyypillä ja yhdellä vastaanottokanavalla.
Mitä automatisoimme
Lukeminen ja tietojen poimiminen
Jos lasku sisältää rakenteista dataa (Facturae, UBL tai Factur-X), luemme XML-tiedoston. Jos kyseessä on PDF tai kuva, käytämme OCR-tunnistusta Google Document AI:n, Azure AI Document Intelligencen tai Amazon Textractin avulla tai näkömalleja, jotka palauttavat kentät kiinteässä rakenteessa.
Tarkistus ja vienti
- Nettosumma, ALV, ennakonpidätys ja loppusumma täsmäävät
- Voimassa oleva verotunnus tai ALV-numero, tarkistettavissa VIES-järjestelmästä EU-toimittajille
- Ei kaksoiskappaleita samalta toimittajalta
- Kirjaus ERP-järjestelmään API:n kautta tai taulukon rivi, ja PDF tallennetaan arkistoon
Ihmisen tarkistus ja tietosuoja
Tarkista poikkeukset, ei kaikkea
Vain tarvitseva menee tarkistukseen: epävarmat tulkinnat, summat, jotka eivät täsmää, uudet toimittajat, suuret summat ja ennen kaikkea muuttuneet pankkitiedot, mikä on klassinen petosmerkki. Tarkistaja näkee asiakirjan poimittujen kenttien vieressä, korjaa ja hyväksyy sen, ja kaikki kirjataan.
GDPR teknisellä tasolla
Laskut sisältävät henkilötietoja, esimerkiksi yksityisyrittäjien tiedot. Poimimme vain tarvittavan, käytämme EU-aluetta silloin kun se on saatavilla, rajoitamme käyttöoikeuksia ja rajoitamme sitä, kuinka kauan n8n säilyttää suoritustiedot. Tämä on teknistä apua, ei oikeudellista neuvontaa: oikeusperuste, käsittelijäsopimukset ja säilytysajat kuuluvat sinulle ja neuvonantajallesi.
Miten otamme sen käyttöön
Neljä vaihetta
- Todellinen näyte: kokoat edustavat laskut, myös hankalat
- Kenttärakenne ja säännöt sovitaan sen kanssa, joka kirjaa laskuja nyt
- Rakennus n8n:ssä ja testaus koskematta tuotantoon
- Kenttäkohtainen mittaus ja viritys ennen käyttöönottoa
Milloin se sopii ja milloin ei
Sopii
Kun saat säännöllisesti laskuja, lähetyslistoja, tilauksia tai muita asiakirjoja, joissa on tunnistettavia kenttiä, joku käyttää tuntikausia niiden kirjaamiseen, ja kohteella on API tai hyvin jäsennelty taulukko.
Ei sovi
- Saat vain muutaman laskun kuukaudessa: käyttöönotto ei välttämättä maksa itseään takaisin
- Kirjanpito-ohjelmasi kaappaa laskut jo itse eikä ongelmia ole
- Asiakirjat ovat käsin kirjoitettuja tai kuvat ovat lukukelvottomia
- Tarvitset Verifactu- tai TicketBAI-vaatimukset täyttäviä laskuja Espanjassa: se on laskutusohjelmistosi tehtävä
Mitä toimitamme
Toimiva järjestelmä
- Työnkulut palvelimellasi, n8n Cloudissa tai VPS-palvelimella, sisältyvät tarjoukseen
- Poikkeusjono tarkistusohjeineen
- Kenttien kartoitus ERP-järjestelmääsi tai taulukkoosi
Dokumentaatio ja valvonta
- Tarkkuusraportti näytteestäsi
- Kartta siitä, mihin tiedot kulkevat ja kuinka kauan ne säilytetään
- Hälytykset, kun asiakirja epäonnistuu tai jää jumiin
7 päivän kokeilu
Toimittajalaskut yhdestä postilaatikosta
Realistinen laajuus: yhteen tiettyyn postilaatikkoon saapuvat laskut luetaan, validoidaan ja kirjoitetaan Google Sheetiin tai ERP-testiympäristöösi poikkeusjonoineen. Käymme tulokset läpi kanssasi kenttä kerrallaan näytteelläsi. Laajuus, aikataulut ja ehdot sovitaan kirjallisesti ennen aloitusta.
UKK
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka tarkasti laskut luetaan?
Se riippuu asiakirjojesi laadusta ja vaihtelusta, joten tarkkuutta ei anneta etukäteen. Mittaamme sen todellisella näytteelläsi kenttä kerrallaan ja asetamme kynnysarvot: kaikki, mikä ei läpäise tarkistuksia, menee ihmisen tarkistettavaksi eikä suoraan ERP-järjestelmään. XML-muotoiset sähköiset laskut eivät edes tarvitse OCR-tunnistusta.
Korvaako tämä kirjanpitäjäni tai kirjanpitotiimini?
Ei. Automatisoimme tietojen keruun ja viennin, mutta emme tee kirjanpitoa tai veroneuvontaa. Jokaisen kulun kirjaaminen ja kohdentaminen sekä laskun verokäsittelyn päättäminen jäävät tiimillesi tai kirjanpitäjällesi. Järjestelmä säästää kirjoittamiselta ja merkitsee, mikä ei täsmää.
Mihin ERP-järjestelmään tai ohjelmistoon tämä yhdistyy?
Mihin tahansa, jolla on API tai joka hyväksyy tiedostotuonnin, kuten Odoo, Holded, Sage tai Business Central, tai yksinkertaisesti Google Sheets tai Excel. Jos ohjelmistosi sallii vain käsin syöttämisen, tarkastelemme ensin tiedostotuontia ennen kuin mitään hauraita kiertotapoja, ja tarkistamme, mitä tarkka versiosi sallii.
Missä laskuni ja niiden tiedot säilytetään?
Omissa järjestelmissäsi: alkuperäinen PDF pysyy kansiossasi tai ERP-järjestelmässäsi, ja työnkulut toimivat palvelimella, josta maksat itse. Valitsemamme OCR-palvelu tai malli käsittelee jokaisen asiakirjan omien ehtojensa mukaan, ja käymme ne läpi kanssasi. Rajoitamme myös sitä, mitä suoritushistoriaan jää.
Ota yhteyttä
Kuinka monta laskua tiimisi kirjaa käsin kuukaudessa?
Kerro, miten ne saapuvat nyt ja minne ne pitää saada. Lähetämme kirjallisen 7 päivän kokeiluehdotuksen, jossa on yksi asiakirjatyyppi ja oma näytteesi.