इनटेक और वर्गीकरण
एक समर्पित मेलबॉक्स, Drive या SharePoint फ़ोल्डर, या एक अपलोड फ़ॉर्म। हर फ़ाइल उसके प्रकार के अनुसार वर्गीकृत होती है, जैसे इनवॉइस, क्रेडिट नोट या डिलीवरी नोट, और आपूर्तिकर्ता से मिलान होती है।
Nexura Digital सेवा
मानवीय समीक्षा के साथ इनवॉइस और दस्तावेज़ ऑटोमेशन
इनवॉइस ईमेल से आते हैं, PDF के रूप में या फ़ोन की फ़ोटो के रूप में, और कोई उन्हें हाथ से टाइप करता है। हम पढ़ने और जाँचने का काम ऑटोमेट करते हैं, और आपको सिर्फ़ वही भेजते हैं जो मेल नहीं खाता।
इनवॉइस और दस्तावेज़ ऑटोमेशन PDF, स्कैन और e-invoices पढ़ता है, ज़रूरी फ़ील्ड निकालता है और उन्हें आपके ERP या स्प्रेडशीट में लिखता है। हम इसे उन कंपनियों के लिए सेट करते हैं जो आज आपूर्तिकर्ता के इनवॉइस या दूसरे दोहराए जाने वाले दस्तावेज़ हाथ से टाइप करती हैं। आप एक दस्तावेज़ प्रकार और एक इनटेक चैनल पर 7-दिन के ट्रायल से शुरुआत करते हैं।
हम क्या ऑटोमेट करते हैं
पढ़ना और फ़ील्ड निकालना
अगर इनवॉइस में संरचित डेटा है (Facturae, UBL या Factur-X), तो हम XML पढ़ते हैं। अगर वह PDF या फ़ोटो है, तो हम Google Document AI, Azure AI Document Intelligence या Amazon Textract के साथ OCR इस्तेमाल करते हैं, या ऐसे विज़न मॉडल जो फ़ील्ड एक तय स्कीमा में लौटाते हैं।
वैलिडेशन और एक्सपोर्ट
- शुद्ध राशि, VAT, विथहोल्डिंग और कुल जोड़ मेल खाते हैं
- वैध टैक्स ID या VAT नंबर, EU के भीतर आपूर्तिकर्ताओं के लिए VIES में जाँचने योग्य
- उसी आपूर्तिकर्ता से कोई डुप्लीकेट नहीं
- API से ERP में प्रविष्टि, या स्प्रेडशीट की पंक्ति, PDF के साथ फ़ाइल किया गया
मानवीय समीक्षा और डेटा सुरक्षा
केवल अपवादों की समीक्षा, सब कुछ नहीं
समीक्षा में केवल वही जाता है जिसकी ज़रूरत है: अनिश्चित पठन, ऐसे कुल जो मेल नहीं खाते, नए आपूर्तिकर्ता, बड़ी रकम और सबसे बढ़कर बदले हुए बैंक विवरण, जो धोखाधड़ी का एक क्लासिक संकेत है। समीक्षक दस्तावेज़ को निकाले गए फ़ील्ड के साथ देखता है, सुधारता है और मंज़ूरी देता है, और सब कुछ लॉग होता है।
तकनीकी स्तर पर GDPR
इनवॉइस में व्यक्तिगत डेटा होता है, उदाहरण के लिए एकल व्यापारियों का। हम केवल ज़रूरी जानकारी निकालते हैं, जहाँ संभव हो EU क्षेत्र का उपयोग करते हैं, एक्सेस सीमित करते हैं और n8n द्वारा एक्ज़ीक्यूशन डेटा रखने की अवधि सीमित करते हैं। यह तकनीकी सहायता है, कानूनी सलाह नहीं: कानूनी आधार, प्रोसेसर समझौते और रखने की अवधि आपको अपने सलाहकार के साथ तय करनी होती है।
हम इसे कैसे लागू करते हैं
चार चरण
- असली नमूना: आप प्रतिनिधि इनवॉइस इकट्ठा करते हैं, जिनमें मुश्किल वाले भी शामिल हों
- फ़ील्ड स्कीमा और नियम उस व्यक्ति के साथ तय होते हैं जो आज इनवॉइस दर्ज करता है
- n8n में निर्माण और उत्पादन को छुए बिना टेस्ट
- लाइव होने से पहले फ़ील्ड-दर-फ़ील्ड माप और ट्यूनिंग
यह कब फ़िट होता है, और कब नहीं
फ़िट होता है
जब आपको नियमित रूप से इनवॉइस, डिलीवरी नोट, ऑर्डर या पहचाने जाने योग्य फ़ील्ड वाले दूसरे दस्तावेज़ मिलते हैं, कोई उन्हें टाइप करने में घंटों लगाता है, और गंतव्य में API या अच्छी तरह संरचित स्प्रेडशीट है।
फ़िट नहीं होता
- आपको महीने में केवल कुछ इनवॉइस मिलते हैं: सेटअप शायद लाभदायक न हो
- आपका अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर पहले से इनवॉइस दर्ज करता है और ठीक काम करता है
- दस्तावेज़ हाथ से लिखे हैं या फ़ोटो पढ़ी नहीं जा सकतीं
- आपको स्पेन की Verifactu या TicketBAI ज़रूरतों वाले इनवॉइस जारी करने हैं: वह आपके इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर का काम है
हम क्या देते हैं
एक कार्यरत सिस्टम
- आपके सर्वर, n8n Cloud या VPS पर वर्कफ़्लो, कोटेशन में शामिल
- समीक्षा निर्देशों के साथ अपवाद कतार
- आपके ERP या स्प्रेडशीट के लिए फ़ील्ड मैपिंग
दस्तावेज़ीकरण और नियंत्रण
- आपके नमूने पर सटीकता रिपोर्ट
- डेटा कहाँ से बहता है और कितने समय तक रखा जाता है, इसका मानचित्र
- दस्तावेज़ विफल होने या अटकने पर अलर्ट
आपका 7-दिन का ट्रायल
एक मेलबॉक्स से आपूर्तिकर्ता के इनवॉइस
एक यथार्थवादी दायरा: एक खास मेलबॉक्स पर आने वाले इनवॉइस पढ़े जाते हैं, वैलिडेट किए जाते हैं और एक Google Sheet या आपके ERP सैंडबॉक्स में लिखे जाते हैं, उनकी अपवाद कतार के साथ। हम आपके नमूने पर नतीजों की फ़ील्ड-दर-फ़ील्ड समीक्षा आपके साथ करते हैं। दायरा, तारीखें और शर्तें शुरू करने से पहले लिखित में तय होती हैं।
FAQ
Frequently asked questions
इनवॉइस पढ़ने की सटीकता कितनी है?
यह आपके दस्तावेज़ों की गुणवत्ता और विविधता पर निर्भर करता है, इसलिए हम पहले से कोई संख्या नहीं देते। हम इसे आपके असली नमूने पर फ़ील्ड-दर-फ़ील्ड मापते हैं और सीमाएँ तय करते हैं: जो भी जाँच में विफल होता है, वह ERP में जाने के बजाय मानवीय समीक्षा में जाता है। XML वाले e-invoices को तो OCR की ज़रूरत भी नहीं होती।
क्या यह मेरे चार्टर्ड अकाउंटेंट या बुककीपिंग टीम की जगह लेता है?
नहीं। हम डेटा कैप्चर और एक्सपोर्ट को ऑटोमेट करते हैं, लेकिन हम बुककीपिंग या टैक्स सलाह नहीं देते। हर खर्च की एंट्री और आवंटन, और यह तय करना कि इनवॉइस का टैक्स के लिए क्या इलाज होगा, आपकी टीम या आपके अकाउंटेंट के पास रहता है; सिस्टम उन्हें टाइपिंग से बचाता है और जो मेल नहीं खाता उसे चिह्नित करता है।
यह किस ERP या सॉफ़्टवेयर के साथ काम करता है?
जिसके पास API है या जो फ़ाइल इंपोर्ट स्वीकार करता है, जैसे Odoo, Holded, Sage या Business Central, या केवल Google Sheets या Excel। अगर आपका सॉफ़्टवेयर केवल हाथ से प्रविष्टि की अनुमति देता है, तो किसी नाज़ुक तरीके से पहले हम फ़ाइल इंपोर्ट देखते हैं, और जाँचते हैं कि आपका विशेष वर्शन क्या अनुमति देता है।
मेरे इनवॉइस और उनका डेटा कहाँ संग्रहीत होता है?
आपकी अपनी सिस्टम में: मूल PDF आपके फ़ोल्डर या ERP में रहती है, और वर्कफ़्लो उस सर्वर पर चलते हैं जिसका भुगतान आप करते हैं। हम जो OCR सेवा या मॉडल चुनते हैं, वह हर दस्तावेज़ को अपनी शर्तों के तहत संसाधित करती है, जिसकी समीक्षा हम आपके साथ करते हैं, और एक्ज़ीक्यूशन इतिहास में जो रखा जाता है उसे हम सीमित करते हैं।
संपर्क करें
आपकी टीम हर महीने कितने इनवॉइस हाथ से टाइप करती है?
बताएँ कि आज वे कैसे आते हैं और उन्हें कहाँ जाना चाहिए। हम एक दस्तावेज़ प्रकार और आपके असली नमूने के साथ लिखित 7-दिन के ट्रायल का प्रस्ताव भेजेंगे।