Mottagning och klassificering
En dedikerad brevlåda, en mapp i Drive eller SharePoint, eller ett uppladdningsformulär. Varje fil klassificeras efter typ, till exempel faktura, kreditnota eller följesedel, och kopplas till rätt leverantör.
Nexura Digital-tjänst
Automatisering av fakturor och dokument med mänsklig granskning
Fakturor kommer via e-post, som PDF-filer eller telefonbilder, och någon skriver in dem för hand. Vi automatiserar läsningen och kontrollen och skickar bara vidare det som inte stämmer.
Automatisering av fakturor och dokument läser PDF-filer, skanningar och e-fakturor, hämtar ut de fält du behöver och skriver dem till ditt ERP eller ett kalkylblad. Vi sätter upp det för företag som i dag skriver in leverantörsfakturor eller andra repetitiva dokument för hand. Du börjar med ett 7-dagars test på en dokumenttyp och en inkanal.
Det vi automatiserar
Läsning och hämtning av data
Om fakturan innehåller strukturerad data (Facturae, UBL eller Factur-X) läser vi XML-filen. Är det en PDF eller ett foto använder vi OCR med Google Document AI, Azure AI Document Intelligence eller Amazon Textract, eller visionmodeller som returnerar fälten i ett fast schema.
Kontroll och export
- Nettobelopp, moms, källskatt och total stämmer överens
- Giltigt skatte-ID eller momsnummer, som kan kontrolleras i VIES för leverantörer inom EU
- Inga dubbletter från samma leverantör
- Registrering i ERP via API, eller en rad i kalkylbladet, med PDF-filen arkiverad
Mänsklig granskning och dataskydd
Granska avvikelserna, inte allt
Endast det som behöver det går till granskning: osäkra avläsningar, summor som inte stämmer, nya leverantörer, stora belopp och framför allt ändrade bankuppgifter, en klassisk bedrägerisignal. Granskaren ser dokumentet bredvid de hämtade fälten, rättar och godkänner, och allt loggas.
GDPR på teknisk nivå
Fakturor innehåller personuppgifter, till exempel från enskilda näringsidkare. Vi hämtar bara det som behövs, använder en EU-region där en sådan finns, begränsar åtkomsten och begränsar hur länge n8n sparar körningsdata. Detta är teknisk hjälp, inte juridisk rådgivning: den rättsliga grunden, personuppgiftsbiträdesavtal och gallringstider är din sak att avgöra med din rådgivare.
Så sätter vi igång
Fyra steg
- Verkligt urval: du samlar in representativa fakturor, även de besvärliga
- Fältschema och regler överenskoms med den som i dag skriver in fakturorna
- Bygge i n8n och test utan att röra produktionen
- Mätning fält för fält och finjustering innan drifttagning
När det passar och när det inte gör det
Det passar
När du regelbundet får fakturor, följesedlar, beställningar eller andra dokument med igenkännbara fält, någon lägger timmar på att skriva in dem, och målsystemet har ett API eller ett väl strukturerat kalkylblad.
Det passar inte
- Du får bara några fakturor i månaden: uppsättningen kanske inte lönar sig
- Ditt bokföringsprogram fångar redan fakturor och fungerar bra
- Dokumenten är handskrivna eller fotona är oläsbara
- Du behöver utfärda fakturor som uppfyller Spaniens krav på Verifactu eller TicketBAI: det är ditt faktureringsprograms uppgift
Det vi levererar
Ett fungerande system
- Arbetsflöden på din server, n8n Cloud eller en VPS, ingår i offerten
- Undantagskö med granskningsinstruktioner
- Fältmappning till ditt ERP eller kalkylblad
Dokumentation och kontroll
- Rapport om träffsäkerhet på ditt urval
- Karta över var data flödar och hur länge den sparas
- Larm när ett dokument misslyckas eller fastnar
Ditt 7-dagars test
Leverantörsfakturor från en brevlåda
Ett realistiskt omfång: fakturor som kommer till en specifik brevlåda läses, kontrolleras och skrivs till ett Google-kalkylblad eller din ERP-sandlåda, med sin undantagskö. Vi går igenom resultatet tillsammans med dig på ditt urval, fält för fält. Omfattning, datum och villkor fastställs skriftligt innan vi börjar.
FAQ
Vanliga frågor
Hur träffsäker är fakturaavläsningen?
Det beror på kvaliteten och variationen i dina dokument, så vi anger ingen siffra i förväg. Vi mäter den på ditt verkliga urval, fält för fält, och sätter gränsvärden: allt som inte klarar kontrollerna går till mänsklig granskning i stället för in i ERP-systemet. E-fakturor med XML behöver inte ens OCR.
Ersätter det min revisor eller bokföringsavdelning?
Nej. Vi automatiserar datainsamling och export, men vi sköter inte bokföring eller skatterådgivning. Att bokföra och fördela varje utgift, och att avgöra hur en faktura behandlas skattemässigt, stannar hos ditt team eller din revisor; systemet sparar dem besväret att skriva in och flaggar det som inte stämmer.
Vilket ERP eller vilken programvara fungerar det med?
Alla som har ett API eller tar emot filimporter, till exempel Odoo, Holded, Sage eller Business Central, eller helt enkelt Google Sheets eller Excel. Om din programvara bara tillåter manuell inmatning tittar vi på filimporter innan någon bräcklig lösning, och vi kontrollerar vad just din version tillåter.
Var lagras mina fakturor och deras data?
I dina system: den ursprungliga PDF-filen ligger kvar i din mapp eller ditt ERP, och arbetsflödena körs på en server du betalar för. OCR-tjänsten eller modellen vi väljer behandlar varje dokument enligt sina egna villkor, som vi går igenom med dig, och vi begränsar vad som sparas i körningshistoriken.
Kontakt
Hur många fakturor skriver ditt team in varje månad?
Berätta hur de kommer in i dag och vart de behöver gå. Vi skickar ett skriftligt förslag på ett 7-dagars test med en dokumenttyp och ditt verkliga urval.