Alım ve sınıflandırma
Ayrılmış bir posta kutusu, bir Drive ya da SharePoint klasörü veya bir yükleme formu. Her dosya fatura, düzeltme faturası ya da irsaliye gibi türüne göre sınıflandırılır ve tedarikçisiyle eşleştirilir.
Nexura Digital hizmeti
Fatura ve belge otomasyonu, insan incelemesiyle
Faturalar e-posta ile, PDF olarak ya da telefon fotoğrafı olarak gelir ve biri bunları elle yazar. Okuma ve kontrolü biz otomatikleştiriyoruz; size yalnızca tutarsız olanları gönderiyoruz.
Fatura ve belge otomasyonu PDF'leri, taramaları ve e-faturaları okur, ihtiyacınız olan alanları çıkarır ve bunları ERP'nize ya da bir tabloya yazar. Bugün tedarikçi faturalarını ya da benzer tekrarlayan belgeleri elle giren şirketler için kuruyoruz. 7 günlük denemeye tek belge türü ve tek giriş kanalıyla başlarsınız.
Neleri otomatikleştiriyoruz?
Okuma ve veri çıkarma
Fatura yapılandırılmış veri taşıyorsa (Facturae, UBL ya da Factur-X) XML'i okuruz. PDF ya da fotoğrafsa Google Document AI, Azure AI Document Intelligence ya da Amazon Textract ile OCR yaparız; ya da alanları sabit bir şemada döndüren görsel modelleri kullanırız.
Doğrulama ve aktarım
- Net tutar, KDV, stopaj ve toplam birbirini tutuyor
- Geçerli vergi numarası ya da KDV numarası; AB içi tedarikçiler için VIES üzerinden kontrol
- Aynı tedarikçiden mükerrer kayıt yok
- API ile ERP'ye kayıt ya da bir tablo satırı; PDF dosyalanır
İnsan incelemesi ve veri koruma
Her şeyi değil, istisnaları inceleyin
Yalnızca gerekenler incelemeye gider: emin olunamayan okumalar, tutmayan toplamlar, yeni tedarikçiler, yüksek tutarlar ve özellikle değişen banka bilgileri; bu klasik bir dolandırıcılık işaretidir. İnceleyen, belgeyi çıkarılan alanların yanında görür, düzeltir ve onaylar; her şey kaydedilir.
Teknik düzeyde GDPR
Faturalar, örneğin şahıs işletmelerine ait kişisel veriler içerebilir. Yalnızca gerekeni çıkarırız, varsa bir AB bölgesi kullanırız, erişimi kısıtlarız ve n8n'in çalıştırma verilerini ne kadar süre tuttuğunu sınırlarız. Bu teknik destektir, hukuki danışmanlık değildir: yasal dayanak, veri işleme sözleşmeleri ve saklama süreleri danışmanınızla birlikte sizin kararınızdır.
Nasıl kurarız?
Dört adım
- Gerçek örnek: zor olanlar dahil temsili faturalarınızı toplayın
- Alan şeması ve kurallar, bugün faturaları girenlerle birlikte kararlaştırılır
- n8n'de kurulum ve üretime dokunmadan test
- Canlıya çıkmadan önce alan alan ölçüm ve ayar
Ne zaman uygun, ne zaman değil?
Uygunsa
Düzenli olarak fatura, irsaliye, sipariş ya da tanınabilir alanları olan başka belgeler alıyorsanız, biri bunları yazmak için saatler harcıyorsa ve hedefin bir API'si ya da düzenli yapılandırılmış bir tablosu varsa.
Uygun değilse
- Ayda yalnızca birkaç fatura alıyorsunuz: kurulum kendini amorti etmeyebilir
- Muhasebe yazılımınız zaten faturaları yakalıyor ve iyi çalışıyor
- Belgeler el yazısı ya da fotoğraflar okunamayacak kadar bulanık
- İspanya'nın Verifactu ya da TicketBAI gerekliliklerine uygun fatura kesmeniz gerekiyor: bu sizin fatura yazılımınızın işi
Neler teslim ediyoruz?
Çalışan bir sistem
- Sunucunuzda iş akışları: n8n Cloud ya da bir VPS, teklife dahil
- İnceleme talimatlarıyla istisna kuyruğu
- ERP'nize ya da tabloya alan eşlemesi
Belgeler ve kontrol
- Örneğiniz üzerinde doğruluk raporu
- Verinin nereden aktığı ve ne kadar tutulduğuna dair harita
- Bir belge başarısız olduğunda ya da takılı kaldığında uyarılar
7 günlük denemeniz
Tek posta kutusundan tedarikçi faturaları
Gerçekçi bir kapsam: belirli bir posta kutusuna gelen faturalar okunur, doğrulanır ve bir Google Sheet'e ya da ERP test ortamınıza yazılır; istisna kuyruğuyla birlikte. Sonuçları örneğiniz üzerinde sizinle birlikte, alan alan inceleriz. Kapsam, tarihler ve koşullar başlamadan önce yazılı olarak belirlenir.
SSS
Sık sorulan sorular
Fatura okuma ne kadar doğru?
Belgelerinizin kalitesine ve çeşitliliğine bağlı olduğu için baştan bir oran vermiyoruz. Gerçek örneğiniz üzerinde alan alan ölçüp eşikler belirleriz: kontrollerden geçemeyen her şey ERP'ye değil insan incelemesine gider. XML içeren e-faturalara OCR bile gerekmez.
Muhasebecimin ya da muhasebe ekibimin yerini alır mı?
Hayır. Veri yakalama ve aktarımı otomatikleştiriyoruz, ancak muhasebe ya da vergi danışmanlığı yapmıyoruz. Her gideri kaydetmek ve dağıtmak ile bir faturanın vergisel olarak nasıl ele alınacağına karar vermek ekibinizde ya da muhasebecinizde kalır; sistem yazma işinden kurtarır ve tutmayanı işaretler.
Hangi ERP ya da yazılımla çalışır?
API'si olan ya da dosya içe aktarımı kabul eden herhangi biriyle: Odoo, Holded, Sage ya da Business Central gibi, ya da basitçe Google Sheets veya Excel. Yazılımınız yalnızca elle girişe izin veriyorsa, kırılgan bir geçici çözümden önce dosya içe aktarımına bakarız ve belirli sürümünüzün neye izin verdiğini kontrol ederiz.
Faturalarım ve verileri nerede saklanır?
Kendi sistemlerinizde: orijinal PDF klasörünüzde ya da ERP'nizde kalır ve iş akışları ödediğiniz bir sunucuda çalışır. Seçtiğimiz OCR hizmeti ya da model her belgeyi kendi koşullarına göre işler; bunları sizinle birlikte gözden geçiririz ve çalıştırma geçmişinde tutulanı sınırlarız.
İletişim
Ekibiniz her ay kaç fatura giriyor?
Bize bugün nasıl geldiklerini ve nereye gitmeleri gerektiğini anlatın. Tek belge türü ve gerçek örneğinizle yazılı bir 7 günlük deneme teklifi göndereceğiz.