Входящи документи и класификация
Специален имейл, папка в Drive или SharePoint или формуляр за качване. Всеки файл се класифицира по вид, например фактура, кредитно известие или стокова разписка, и се съпоставя с доставчика си.
Услуга на Nexura Digital
Автоматизация на фактури и документи с човешка проверка
Фактурите пристигат по имейл, като PDF файлове или снимки от телефон, а някой ги въвежда ръчно. Ние автоматизираме четенето и проверката и ви изпращаме само това, което не се сходи.
Автоматизацията на фактури и документи чете PDF файлове, сканирани документи и е-фактури, извлича нужните полета и ги записва в ERP система или електронна таблица. Внедряваме я за компании, които днес въвеждат ръчно доставчишки фактури или други повтарящи се документи. Започвате с 7-дневен пробен период върху един тип документ и един входящ канал.
Какво автоматизираме
Четене и извличане на данни
Ако фактурата съдържа структурирани данни (Facturae, UBL или Factur-X), четем XML файла. Ако е PDF или снимка, използваме OCR с Google Document AI, Azure AI Document Intelligence или Amazon Textract, или модели за изображения, които връщат полетата в фиксирана схема.
Проверка и експорт
- Нетната сума, ДДС, удържането и общата сума се сходят
- Валиден данъчен номер или ДДС номер, който може да се провери във VIES за доставчици от ЕС
- Няма дубликати от един и същи доставчик
- Запис в ERP през API или ред в електронна таблица, като PDF файлът се архивира
Човешка проверка и защита на данните
Проверяваме изключенията, а не всичко
На преглед отива само това, което го изисква: несигурни разчитания, суми, които не се сходят, нови доставчици, големи суми и най-вече променени банкови данни, класически признак на измама. Проверяващият вижда документа до извлечените полета, коригира и одобрява, а всичко се записва в журнал.
GDPR на техническо ниво
Фактурите съдържат лични данни, например от самонаети лица. Извличаме само необходимото, използваме регион в ЕС, когато има такъв, ограничаваме достъпа и ограничаваме колко време n8n съхранява данните от изпълненията. Това е техническа помощ, а не правен съвет: правното основание, договорите с обработващите данни и сроковете за съхранение се решават от вас заедно с вашия консултант.
Как го внедряваме
Четири стъпки
- Реална извадка: събирате типични фактури, включително трудните случаи
- Схема на полетата и правила, съгласувани с този, който въвежда фактурите днес
- Изграждане в n8n и тестване, без да се засяга работната среда
- Измерване и настройка поле по поле преди пускане в употреба
Кога подхожда и кога не
Подхожда
Когато редовно получавате фактури, стокови разписки, поръчки или други документи с разпознаваеми полета, някой прекарва часове в тяхното въвеждане, а местото, където ги записвате, има API или добре структурирана електронна таблица.
Не подхожда
- Получавате само няколко фактури месечно: внедряването може да не се изплати
- Счетоводният ви софтуер вече улавя фактурите и работи добре
- Документите са написани на ръка или снимките не се четат
- Трябва да издавате фактури, които отговарят на изискванията на Verifactu или TicketBAI в Испания: това е задача на вашия софтуер за фактуриране
Какво доставяме
Работеща система
- Работни потоци на вашия сървър: n8n Cloud или VPS, включени в офертата
- Опашка с изключения и инструкции за проверка
- Съпоставяне на полетата с вашата ERP система или електронна таблица
Документация и контрол
- Доклад за точността върху вашата извадка
- Карта на движението на данните и колко време се пазят
- Известия, когато документ се провали или заседне
Вашият 7-дневен пробен период
Доставчишки фактури от една пощенска кутия
Реалистичен обхват: фактурите, пристигащи в една конкретна пощенска кутия, се четат, проверяват и записват в Google Sheet или в тестовата среда на вашата ERP система, заедно с опашката от изключения. Заедно преглеждаме резултатите върху вашата извадка, поле по поле. Обхватът, сроковете и условията се определят писмено преди началото.
ЧЗВ
Често задавани въпроси
Колко точно се четат фактурите?
Това зависи от качеството и разнообразието на документите ви, затова не даваме число предварително. Измерваме го върху вашата реална извадка, поле по поле, и задаваме прагове: всичко, което не минава проверките, отива за човешка проверка, а не в ERP системата. E-фактурите с XML изобщо не се нуждаят от OCR.
Замества ли това счетоводителя или счетоводния отдел?
Не. Ние автоматизираме събирането и експорта на данни, но не водим счетоводство и не даваме данъчни съвети. Осчетоводяването на всеки разход и определянето на данъчното третиране на фактурата остават при вашия екип или счетоводител; системата им спестява въвеждането и отбелязва какво не се сходи.
С кой ERP или софтуер работи?
С всеки, който има API или приема импорт на файлове, например Odoo, Holded, Sage или Business Central, или просто Google Sheets или Excel. Ако софтуерът ви позволява само ръчно въвеждане, първо търсим импорт на файлове, преди каквото и да е крехко заобикаляне, и проверяваме какво позволява вашата конкретна версия.
Къде се съхраняват фактурите и данните ми?
В собствените ви системи: оригиналният PDF файл остава във вашата папка или ERP система, а работните потоци се изпълняват на сървър, за който плащате. OCR услугата или моделът, които избираме, обработват всеки документ според собствените си условия, които преглеждаме заедно с вас, а ограничаваме какво се пази в историята на изпълненията.
Контакт
Колко фактури въвежда екипът ви всеки месец?
Кажете ни как пристигат днес и къде трябва да отидат. Ще изпратим писмено предложение за 7-дневен пробен период с един тип документ и вашата реална извадка.