Τα τιμολόγια φτάνουν με email, ως PDF ή ως φωτογραφίες από το κινητό, και κάποιος τα καταχωρίζει χειροκίνητα. Αυτοματοποιούμε την ανάγνωση και τον έλεγχο, και σας στέλνουμε μόνο ό,τι δεν βγαίνει σωστά.
Η αυτοματοποίηση τιμολογίων και εγγράφων διαβάζει PDF, σαρώσεις και ηλεκτρονικά τιμολόγια, εξάγει τα πεδία που χρειάζεστε και τα καταχωρίζει στο ERP σας ή σε υπολογιστικό φύλλο. Την εφαρμόζουμε σε εταιρείες που σήμερα καταχωρίζουν με το χέρι τιμολόγια προμηθευτών ή άλλα επαναλαμβανόμενα έγγραφα. Ξεκινάτε με δοκιμή 7 ημερών σε έναν τύπο εγγράφου και ένα κανάλι εισόδου.
Ένα αποκλειστικό γραμματοκιβώτιο, ένας φάκελος στο Drive ή στο SharePoint, ή μια φόρμα μεταφόρτωσης. Κάθε αρχείο ταξινομείται ανά τύπο, όπως τιμολόγιο, πιστωτικό τιμολόγιο ή δελτίο αποστολής, και αντιστοιχίζεται στον προμηθευτή του.
Αν το τιμολόγιο περιέχει δομημένα δεδομένα (Facturae, UBL ή Factur-X), διαβάζουμε το XML. Αν είναι PDF ή φωτογραφία, χρησιμοποιούμε OCR με Google Document AI, Azure AI Document Intelligence ή Amazon Textract, ή μοντέλα όρασης που επιστρέφουν τα πεδία με σταθερή δομή.
Σε έλεγχο πηγαίνει μόνο ό,τι το χρειάζεται: αβέβαιες αναγνώσεις, σύνολα που δεν βγαίνουν, νέοι προμηθευτές, μεγάλα ποσά και, πάνω απ' όλα, αλλαγμένα τραπεζικά στοιχεία, που είναι κλασικό σήμα απάτης. Ο ελεγκτής βλέπει το έγγραφο δίπλα στα εξαγόμενα πεδία, διορθώνει και εγκρίνει, και όλα καταγράφονται.
Τα τιμολόγια περιέχουν προσωπικά δεδομένα, για παράδειγμα από ελεύθερους επαγγελματίες. Εξάγουμε μόνο ό,τι χρειάζεται, χρησιμοποιούμε περιοχή της ΕΕ όπου υπάρχει, περιορίζουμε την πρόσβαση και τον χρόνο που το n8n κρατά τα δεδομένα εκτέλεσης. Πρόκειται για τεχνική υποστήριξη και όχι νομική συμβουλή: η νομική βάση, οι συμφωνίες επεξεργασίας και οι περίοδοι διατήρησης είναι δικές σας αποφάσεις, με τον σύμβουλό σας.
Όταν λαμβάνετε τακτικά τιμολόγια, δελτία αποστολής, παραγγελίες ή άλλα έγγραφα με αναγνωρίσιμα πεδία, κάποιος περνά ώρες καταχωρίζοντάς τα, και ο προορισμός έχει API ή καλά δομημένο υπολογιστικό φύλλο.
Ένα ρεαλιστικό αντικείμενο: τα τιμολόγια που φτάνουν σε ένα συγκεκριμένο γραμματοκιβώτιο διαβάζονται, επικυρώνονται και γράφονται σε Google Sheet ή στο sandbox του ERP σας, μαζί με την ουρά εξαιρέσεων. Εξετάζουμε μαζί σας τα αποτελέσματα στο δικό σας δείγμα, πεδίο προς πεδίο. Το αντικείμενο, οι ημερομηνίες και οι όροι ορίζονται γραπτώς πριν ξεκινήσουμε.
Εξαρτάται από την ποιότητα και την ποικιλία των εγγράφων σας, γι' αυτό δεν δίνουμε αριθμό εκ των προτέρων. Τη μετράμε στο δικό σας πραγματικό δείγμα, πεδίο προς πεδίο, και ορίζουμε κατώφλια: ό,τι αποτυγχάνει στους ελέγχους πηγαίνει σε ανθρώπινο έλεγχο και όχι στο ERP. Τα ηλεκτρονικά τιμολόγια με XML δεν χρειάζονται καν OCR.
Όχι. Αυτοματοποιούμε τη συλλογή και την εξαγωγή των δεδομένων, αλλά δεν κάνουμε λογιστική ούτε φορολογικές συμβουλές. Η καταχώριση και η κατανομή κάθε δαπάνης, καθώς και η φορολογική αντιμετώπιση ενός τιμολογίου, παραμένουν στην ομάδα σας ή στον λογιστή σας· το σύστημα τους εξοικονομεί την καταχώριση και επισημαίνει ό,τι δεν βγαίνει σωστά.
Με όποιο έχει API ή δέχεται εισαγωγή αρχείων, όπως Odoo, Holded, Sage ή Business Central, ή απλώς Google Sheets ή Excel. Αν το λογισμικό σας επιτρέπει μόνο χειροκίνητη καταχώριση, εξετάζουμε πρώτα την εισαγωγή αρχείων πριν από οποιαδήποτε εύθραυστη λύση, και ελέγχουμε τι επιτρέπει η συγκεκριμένη έκδοσή σας.
Στα δικά σας συστήματα: το αρχικό PDF παραμένει στον φάκελο ή στο ERP σας, και οι ροές εργασίας τρέχουν σε διακομιστή που πληρώνετε. Η υπηρεσία OCR ή το μοντέλο που επιλέγουμε επεξεργάζεται κάθε έγγραφο με τους δικούς της όρους, τους οποίους εξετάζουμε μαζί σας, και περιορίζουμε ό,τι διατηρείται στο ιστορικό εκτελέσεων.
Πείτε μας πώς φτάνουν σήμερα και πού πρέπει να πάνε. Θα σας στείλουμε γραπτή πρόταση δοκιμής 7 ημερών, με έναν τύπο εγγράφου και το δικό σας πραγματικό δείγμα.