Ulaz i klasifikacija
Namjenski poštanski sandučić, mapa na Driveu ili SharePointu ili obrazac za učitavanje. Svaka se datoteka klasificira po vrsti, primjerice račun, odobrenje ili otpremnica, i povezuje s dobavljačem.
Usluga Nexura Digital
Automatizacija računa i dokumenata uz ljudski pregled
Računi stižu e-poštom, kao PDF-ovi ili fotografije s telefona, a netko ih ručno upisuje. Mi automatiziramo čitanje i provjeru te vam javljamo samo ono što se ne slaže.
Automatizacija dokumenata i računa čita PDF-ove, skenove i e-račune, izdvaja polja koja su vam potrebna i upisuje ih u vaš ERP ili tablicu. Postavljamo je za tvrtke koje danas ručno upisuju ulazne račune dobavljača ili druge ponavljajuće dokumente. Počinjete s 7-dnevnom probom na jednoj vrsti dokumenta i jednom ulaznom kanalu.
Što automatiziramo
Čitanje i izdvajanje
Ako račun nosi strukturirane podatke (Facturae, UBL ili Factur-X), čitamo XML. Ako je riječ o PDF-u ili fotografiji, koristimo OCR uz Google Document AI, Azure AI Document Intelligence ili Amazon Textract ili modele za vid koji vraćaju polja u fiksnoj shemi.
Provjera i izvoz
- Neto iznos, PDV, porez po odbitku i ukupni iznos se zbrajaju
- Ispravan porezni ili PDV broj, provjerljiv u VIES-u za dobavljače iz EU-a
- Nema duplikata od istog dobavljača
- Unos u ERP putem API-ja ili redak u tablici, uz arhiviranje PDF-a
Ljudski pregled i zaštita podataka
Pregledavamo iznimke, ne sve
Na pregled ide samo ono što ga treba: nesigurna čitanja, ukupni iznosi koji se ne slažu, novi dobavljači, veliki iznosi i, prije svega, promijenjeni bankovni podaci, klasičan signal prijevare. Recenzent vidi dokument uz izvučena polja, ispravlja ih i odobrava, a sve se bilježi.
GDPR na tehničkoj razini
Računi sadrže osobne podatke, primjerice samostalnih djelatnika. Izdvajamo samo ono što treba, koristimo EU regiju gdje postoji, ograničavamo pristup i koliko dugo n8n čuva podatke o izvršavanju. Riječ je o tehničkoj pomoći, a ne o pravnom savjetu: pravnu osnovu, ugovore o obradi i rokove čuvanja odlučujete vi sa savjetnikom.
Kako to uvodimo
Četiri koraka
- Stvarni uzorak: prikupljate reprezentativne račune, uključujući one zahtjevne
- Shema polja i pravila dogovoreni s onima koji danas upisuju račune
- Izgradnja u n8n-u i testiranje bez diranja produkcije
- Mjerenje i podešavanje polje po polje prije puštanja u rad
Kada odgovara, a kada ne
Odgovara
Kad redovito primate račune, otpremnice, narudžbenice ili druge dokumente s prepoznatljivim poljima, netko troši sate na njihov ručni unos, a odredište ima API ili dobro strukturiranu tablicu.
Ne odgovara
- Dobivate nekoliko računa mjesečno: postavljanje se možda neće isplatiti
- Vaš program za računovodstvo već hvata račune i dobro radi
- Dokumenti su rukom pisani ili su fotografije nečitke
- Trebate izdavati račune koji zadovoljavaju zahtjeve Verifactu ili TicketBAI u Španjolskoj: to je posao vašeg softvera za izdavanje računa
Što isporučujemo
Radni sustav
- Tijekovi na vašem poslužitelju, n8n Cloudu ili VPS-u, uključeni u ponudu
- Red iznimaka s uputama za pregled
- Mapiranje polja u vaš ERP ili tablicu
Dokumentacija i kontrola
- Izvješće o točnosti na vašem uzorku
- Karta gdje podaci teku i koliko se dugo čuvaju
- Obavijesti kad dokument ne uspije ili zapne
Vaša 7-dnevna proba
Računi dobavljača iz jednog sandučića
Realan opseg: računi koji stignu na jedan određeni sandučić čitaju se, provjeravaju i upisuju u Google tablicu ili u testno okruženje vašeg ERP-a, uz red iznimaka. Rezultate pregledavamo s vama na vašem uzorku, polje po polje. Opseg, datumi i uvjeti postavljaju se u pisanom obliku prije početka.
FAQ
Česta pitanja
Koliko je točno čitanje računa?
Ovisi o kvaliteti i raznolikosti vaših dokumenata, pa broj ne navodimo unaprijed. Mjerimo ga na vašem stvarnom uzorku, polje po polje, i postavljamo pragove: sve što ne prođe provjere ide na ljudski pregled umjesto u ERP. E-računi s XML-om uopće ne trebaju OCR.
Zamjenjuje li to mog računovođu ili knjigovodstveni tim?
Ne. Automatiziramo prikupljanje i izvoz podataka, ali ne vodimo knjigovodstvo niti dajemo porezne savjete. Knjiženje i raspoređivanje svakog troška te odluku o poreznom tretmanu računa ostaju vašem timu ili računovođi; sustav im štedi upisivanje i označava što se ne slaže.
S kojim ERP-om ili softverom radi?
S bilo kojim koji ima API ili prihvaća uvoz datoteka, primjerice Odoo, Holded, Sage ili Business Central, ili jednostavno Google tablicama ili Excelom. Ako vaš softver dopušta samo ručni unos, prvo gledamo uvoz datoteka prije bilo kakvog krhkog rješenja i provjeravamo što dopušta vaša konkretna verzija.
Gdje se pohranjuju moji računi i njihovi podaci?
U vašim sustavima: izvorni PDF ostaje u vašoj mapi ili ERP-u, a tijekovi rade na poslužitelju koji plaćate. OCR usluga ili model koji odaberemo obrađuje svaki dokument prema vlastitim uvjetima, koje pregledavamo s vama, a ono što se čuva u povijesti izvršavanja ograničavamo.
Kontakt
Koliko računa vaš tim svaki mjesec ručno upisuje?
Recite nam kako stižu danas i gdje moraju završiti. Poslat ćemo pisani prijedlog 7-dnevne probe s jednom vrstom dokumenta i vašim stvarnim uzorkom.