受付と分類
専用のメールボックス、Drive または SharePoint のフォルダー、またはアップロードフォームから受け付けます。各ファイルは、請求書、クレジットノート、納品書などの種類に分類され、仕入先と照合されます。
Nexura Digital のサービス
人によるレビューを含む、請求書と書類の自動化
請求書はメールや PDF、スマートフォンで撮影した写真で届き、誰かが手で入力しています。読み取りと確認を自動化し、合わない点のあるものだけをお知らせします。
請求書と書類の自動化は、PDF、スキャン、電子請求書を読み取り、必要な項目を抽出して、ERP または表計算に書き込みます。仕入先の請求書などを今も手で入力している企業向けに導入しています。最初は7日間トライアルとして、1種類の書類と1つの受付チャネルを対象にします。
自動化する内容
読み取りと抽出
請求書に構造化データ（Facturae、UBL、Factur-X）が含まれていれば、XML を読み取ります。PDF や写真の場合は、Google Document AI、Azure AI Document Intelligence、Amazon Textract による OCR、または決まったスキーマで項目を返すビジョンモデルを使います。
検証と出力
- 正味金額、付加価値税、源泉徴収、合計が一致しているか
- 有効な税番号または VAT 番号か（EU 域内の仕入先は VIES で確認可能）
- 同じ仕入先からの重複がないか
- ERP への API 登録、または表計算の1行への入力。PDF は保管します
人によるレビューとデータ保護
すべてではなく、例外だけを確認
レビューに回るのは、確認が必要なものだけです。読み取りに自信がないもの、合計が合わないもの、新しい仕入先、高額なもの、そして特に振込先口座の変更です（典型的な詐欺の兆候です）。レビュー担当者は、抽出された項目と並べて文書を確認し、修正して承認します。すべて記録されます。
技術面での GDPR 対応
請求書には、個人事業主の情報などの個人データが含まれます。必要な項目だけを抽出し、EU 域内のリージョンがあればそれを使い、アクセスを制限し、n8n が実行データを保持する期間も制限します。これは技術的な支援であり、法的助言ではありません。法的根拠、処理委託契約、保存期間は、お客様が専門家と決めることです。
導入の進め方
4つのステップ
- 実際のサンプル：難しいものも含め、代表的な請求書を集めていただきます
- 現在請求書を入力している担当者と、項目のスキーマとルールを合意する
- n8n で構築し、本番環境に触れずにテストする
- 導入前に、項目ごとの測定と調整を行う
向いているケースと、向いていないケース
向いているケース
請求書、納品書、注文書などの書類を定期的に受け取り、認識できる項目があり、誰かがそれを入力するのに何時間もかかっていて、入力先に API または整理された表計算がある場合。
向いていないケース
- 月に数件しか届かない：導入の費用対効果が出ないかもしれません
- 会計ソフトがすでに請求書を取り込んでおり、うまく機能している
- 書類が手書きである、または写真が判読できない
- スペインの Verifactu や TicketBAI の要件に沿った請求書を発行する必要がある：これは請求書発行ソフトウェアの役割です
納品物
稼働するシステム
- お客様のサーバー、n8n Cloud、または VPS 上のワークフロー（見積もりに含む）
- レビュー手順付きの例外キュー
- ERP または表計算への項目対応表
文書化と管理
- サンプルに基づく精度レポート
- データがどこを流れ、どのくらい保管されるかの対応表
- 書類の処理が失敗した場合、または止まった場合の通知
7日間トライアル
1つのメールボックスに届く仕入先の請求書
現実的な範囲として、特定のメールボックスに届く請求書を読み取り、検証し、Google スプレッドシートまたは ERP のサンドボックスに書き込み、例外キューを作ります。サンプルの結果を、項目ごとに一緒に確認します。範囲、日程、条件は、作業開始前に文書で確定します。
FAQ
よくある質問
請求書の読み取りの精度はどのくらいですか？
書類の品質や種類によるため、事前に数値はお示ししません。お客様の実際のサンプルで、項目ごとに測定し、しきい値を設定します。チェックに失敗したものは、ERP に入る前に人がレビューします。XML 付きの電子請求書は、そもそも OCR が不要です。
会計士や経理チームの代わりになりますか？
いいえ。データの取り込みと出力は自動化しますが、経理や税務の助言は行いません。各経費の計上や配賦、請求書の税務上の扱いを決めるのは、お客様のチームや会計士です。システムは入力の手間を省き、合わない点を知らせます。
どの ERP やソフトウェアと連携できますか？
API を持つ、またはファイルの取り込みに対応しているものなら連携できます。たとえば Odoo、Holded、Sage、Business Central、または Google スプレッドシートや Excel です。ソフトウェアが手入力しか許可していない場合は、脆い回避策より先にファイル取り込みを検討し、お使いのバージョンで何ができるかを確認します。
請求書とそのデータはどこに保存されますか？
お客様のシステム内です。元の PDF はお客様のフォルダーまたは ERP に残ります。ワークフローは、お客様が支払うサーバーで稼働します。選択した OCR サービスやモデルは、それぞれの利用規約に基づいて各書類を処理します。その内容は一緒に確認し、実行履歴に残す内容も制限します。
お問い合わせ
チームは毎月、請求書を何件入力していますか？
現在どのように届き、どこへ送る必要があるかをお知らせください。1種類の書類と、実際のサンプルを使った7日間トライアルの提案書を、文書でお送りします。