Eingang und Klassifizierung
Ein eigenes Postfach, ein Drive- oder SharePoint-Ordner oder ein Upload-Formular. Jede Datei wird nach Typ klassifiziert, etwa Rechnung, Gutschrift oder Lieferschein, und dem passenden Lieferanten zugeordnet.
Service von Nexura Digital
Dokumenten- und Rechnungsautomatisierung mit menschlicher Prüfung
Rechnungen kommen per E-Mail, als PDF oder als Handyfoto, und jemand tippt sie ab. Wir automatisieren das Lesen und Prüfen und schicken Ihnen nur, was nicht aufgeht.
Die Dokumenten- und Rechnungsautomatisierung liest PDFs, Scans und E-Rechnungen, extrahiert die benötigten Felder und schreibt sie in Ihr ERP oder eine Tabelle. Wir richten sie für Unternehmen ein, die Lieferantenrechnungen oder andere wiederkehrende Dokumente heute von Hand erfassen. Sie starten mit einem 7-Tage-Test zu einem Dokumenttyp und einem Eingangskanal.
Was wir automatisieren
Lesen und Extraktion
Enthält die Rechnung strukturierte Daten (Facturae, UBL oder Factur-X), lesen wir das XML. Handelt es sich um ein PDF oder ein Foto, nutzen wir OCR mit Google Document AI, Azure AI Document Intelligence oder Amazon Textract oder Vision-Modelle, die die Felder in einem festen Schema zurückgeben.
Prüfung und Export
- Nettobetrag, Umsatzsteuer, Einbehalte und Gesamtsumme gehen auf
- Gültige Steuer-ID oder USt-IdNr., prüfbar in VIES für Lieferanten aus der EU
- Keine Dubletten desselben Lieferanten
- Eintrag im ERP über die API oder eine Tabellenzeile, mit abgelegtem PDF
Menschliche Prüfung und Datenschutz
Nur die Ausnahmen prüfen
Nur was es braucht, geht zur Prüfung: unsichere Lesungen, Summen, die nicht aufgehen, neue Lieferanten, hohe Beträge und vor allem geänderte Bankdaten, ein klassisches Betrugssignal. Die prüfende Person sieht das Dokument neben den extrahierten Feldern, korrigiert und genehmigt es, und alles wird protokolliert.
DSGVO auf technischer Ebene
Rechnungen enthalten personenbezogene Daten, etwa von Einzelunternehmern. Wir extrahieren nur, was nötig ist, nutzen eine EU-Region, wo es eine gibt, beschränken den Zugriff und begrenzen, wie lange n8n Ausführungsdaten speichert. Das ist technische Unterstützung, keine Rechtsberatung: Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitungsverträge und Aufbewahrungsfristen legen Sie mit Ihrem Berater fest.
Wie wir es einführen
Vier Schritte
- Realistische Stichprobe: Sie sammeln repräsentative Rechnungen, auch die schwierigen
- Feldschema und Regeln, abgestimmt mit der Person, die Rechnungen heute erfasst
- Umsetzung in n8n und Test ohne Eingriff in den Produktivbetrieb
- Messung und Feinabstimmung Feld für Feld vor dem Livegang
Wann es passt und wann nicht
Es passt
Wenn Sie regelmäßig Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen oder andere Dokumente mit erkennbaren Feldern erhalten, jemand Stunden mit dem Abtippen verbringt und das Ziel eine Schnittstelle oder eine gut strukturierte Tabelle hat.
Es passt nicht
- Sie erhalten nur wenige Rechnungen im Monat: der Aufwand lohnt sich womöglich nicht
- Ihre Buchhaltungssoftware erfasst Rechnungen bereits und funktioniert gut
- Dokumente sind handschriftlich oder die Fotos nicht lesbar
- Sie müssen Rechnungen ausstellen, die Verifactu oder TicketBAI in Spanien erfüllen: das ist Aufgabe Ihrer Rechnungssoftware
Was wir liefern
Ein funktionierendes System
- Workflows auf Ihrem Server, n8n Cloud oder einem VPS, im Angebot enthalten
- Ausnahmewarteschlange mit Prüfanleitung
- Feldzuordnung zu Ihrem ERP oder Ihrer Tabelle
Dokumentation und Kontrolle
- Genauigkeitsbericht auf Basis Ihrer Stichprobe
- Übersicht, wohin Daten fließen und wie lange sie aufbewahrt werden
- Benachrichtigungen, wenn ein Dokument fehlschlägt oder hängen bleibt
Ihr 7-Tage-Test
Lieferantenrechnungen aus einem Postfach
Ein realistischer Umfang: Rechnungen, die in einem bestimmten Postfach eingehen, werden gelesen, geprüft und in eine Google Tabelle oder Ihre ERP-Testumgebung geschrieben, mit ihrer Ausnahmewarteschlange. Die Ergebnisse auf Ihrer Stichprobe prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, Feld für Feld. Umfang, Termine und Bedingungen werden vor Projektbeginn schriftlich festgelegt.
FAQ
Häufige Fragen
Wie genau ist das Auslesen von Rechnungen?
Das hängt von Qualität und Vielfalt Ihrer Dokumente ab, deshalb nennen wir vorab keine Zahl. Wir messen es an Ihrer realen Stichprobe, Feld für Feld, und legen Schwellenwerte fest: Alles, was die Prüfungen nicht besteht, geht zur menschlichen Prüfung statt ins ERP. E-Rechnungen mit XML brauchen nicht einmal OCR.
Ersetzt es meinen Steuerberater oder mein Buchhaltungsteam?
Nein. Wir automatisieren die Datenerfassung und den Export, übernehmen aber keine Buchhaltung und keine steuerliche Beratung. Das Buchen und Zuordnen jeder Ausgabe sowie die steuerliche Behandlung einer Rechnung bleiben bei Ihrem Team oder Ihrem Steuerberater; das System erspart ihnen das Tippen und markiert, was nicht aufgeht.
Mit welchem ERP oder welcher Software funktioniert es?
Mit allen, die eine API haben oder Dateiimporte akzeptieren, etwa Odoo, Holded, Sage oder Business Central, oder einfach Google Tabellen oder Excel. Wenn Ihre Software nur manuelle Eingabe erlaubt, prüfen wir zuerst Dateiimporte, bevor wir zu einer fragilen Lösung greifen, und klären, was Ihre konkrete Version erlaubt.
Wo werden meine Rechnungen und deren Daten gespeichert?
In Ihren Systemen: Das Original-PDF bleibt in Ihrem Ordner oder Ihrem ERP, und die Workflows laufen auf einem Server, den Sie bezahlen. Der OCR-Dienst oder das Modell, das wir wählen, verarbeitet jedes Dokument nach seinen eigenen Bedingungen, die wir mit Ihnen prüfen, und wir begrenzen, was im Ausführungsverlauf gespeichert wird.
Kontakt
Wie viele Rechnungen erfasst Ihr Team jeden Monat von Hand?
Sagen Sie uns, wie sie heute eingehen und wohin sie müssen. Wir senden Ihnen ein schriftliches Angebot für einen 7-Tage-Test mit einem Dokumenttyp und Ihrer realen Stichprobe.