אוטומציה של מסמכים וחשבוניות, עם בדיקה אנושית

קליטה וסיווג

תיבת דואר ייעודית, תיקיית Drive או SharePoint, או טופס העלאה. כל קובץ מסווג לפי סוגו, כמו חשבונית, חשבונית זיכוי או תעודת משלוח, ומשויך לספק שלו.

קריאה וחילוץ

אם לחשבונית יש נתונים מובנים (Facturae, UBL או Factur-X), אנחנו קוראים את ה-XML. אם מדובר ב-PDF או בתמונה, אנחנו משתמשים ב-OCR של Google Document AI, Azure AI Document Intelligence או Amazon Textract, או במודלי ראייה שמחזירים את השדות בסכמה קבועה.

בדיקה והעברה

• הסכום נטו, מע"מ, ניכוי במקור והסכום הכולל מסתדרים
• מספר מזהה או מספר מע"מ תקין, שניתן לבדוק ב-VIES לספקים באיחוד האירופי
• אין כפילויות מאותו ספק
• הזנה ל-ERP באמצעות API, או שורה בגיליון, והקובץ PDF נשמר

בודקים את החריגים, לא הכול

רק מה שצריך בדיקה מועבר אליה: קריאות לא ודאיות, סכומים שלא מסתדרים, ספקים חדשים, סכומים גדולים ובעיקר פרטי בנק ששונו, שהם סימן קלאסי להונאה. הבודק רואה את המסמך לצד השדות שחולצו, מתקן ומאשר, והכול נרשם ביומן.

GDPR ברמה הטכנית

חשבוניות מכילות מידע אישי, למשל של עוסקים פטורים. אנחנו מחלצים רק את מה שנחוץ, משתמשים באזור EU כשיש כזה, מגבילים גישה ומצמצמים את משך השמירה של נתוני ההרצה ב-n8n. זו עזרה טכנית, לא ייעוץ משפטי: הבסיס החוקי, הסכמי העיבוד ותקופות השמירה הם עניין שלכם להחליט עם היועץ שלכם.

ארבעה שלבים

• דגימה אמיתית: אתם אוספים חשבוניות מייצגות, כולל המסובכות
• סכמת שדות וכללים שמוסכמים עם מי שמזין חשבוניות היום
• בנייה ב-n8n ובדיקה בלי לגעת בייצור
• מדידה ושיפור שדה אחר שדה לפני העלייה לאוויר

מתאים

כשאתם מקבלים באופן קבוע חשבוניות, תעודות משלוח, הזמנות או מסמכים אחרים עם שדות מזוהים, מישהו מבזבז שעות על הקלדתם, והיעד שלכם מכיל API או גיליון מסודר.

לא מתאים

• מגיעות אליכם רק כמה חשבוניות בחודש: ההטמעה אולי לא תשתלם
• תוכנת הנהלת החשבונות שלכם כבר קולטת חשבוניות ועובדת טוב
• המסמכים בכתב יד או שהתמונות לא קריאות
• אתם צריכים להנפיק חשבוניות שעומדות בדרישות Verifactu או TicketBAI בספרד: זה תפקידה של תוכנת החשבונית שלכם

מערכת שעובדת

• תהליכי עבודה על השרת שלכם, ב-n8n Cloud או ב-VPS, כלולים בהצעה
• תור חריגים עם הוראות בדיקה
• מיפוי שדות ל-ERP או לגיליון שלכם

תיעוד ובקרה

• דוח דיוק על הדגימה שלכם
• מפה של זרימת הנתונים ומשך השמירה שלהם
• התראות כשמסמך נכשל או נתקע

חשבוניות ספקים מתיבת דואר אחת

היקף מציאותי: חשבוניות שמגיעות לתיבת דואר מסוימת נקראות, נבדקות ונכתבות לגיליון Google או לסביבת הבדיקה של ה-ERP שלכם, יחד עם תור החריגים שלהן. אנחנו עוברים על התוצאות בדגימה שלכם יחד איתכם, שדה אחר שדה. ההיקף, התאריכים והתנאים נקבעים בכתב לפני שמתחילים.