การรับเข้าและการจัดประเภท
กล่องอีเมลเฉพาะ โฟลเดอร์ใน Drive หรือ SharePoint หรือฟอร์มอัปโหลด แต่ละไฟล์จะถูกจัดประเภท เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบลดหนี้ หรือใบส่งของ และจับคู่กับซัพพลายเออร์
บริการของ Nexura Digital
ระบบอัตโนมัติสำหรับใบแจ้งหนี้และเอกสาร พร้อมการตรวจทานโดยมนุษย์
ใบแจ้งหนี้มาทางอีเมล เป็น PDF หรือเป็นภาพถ่ายจากโทรศัพท์ และมีคนพิมพ์บันทึกเอง เราทำให้การอ่านและการตรวจสอบเป็นอัตโนมัติ และส่งให้คุณเฉพาะรายการที่ไม่ลงตัว
ระบบอัตโนมัติสำหรับใบแจ้งหนี้และเอกสารจะอ่าน PDF ภาพสแกน และ e-invoice ดึงฟิลด์ที่คุณต้องการ และบันทึกลง ERP หรือสเปรดชีต เราติดตั้งระบบนี้ให้บริษัทที่ยังพิมพ์ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์หรือเอกสารซ้ำๆ อื่นๆ ด้วยมือในปัจจุบัน คุณเริ่มด้วยการทดลองใช้ 7 วันกับเอกสารประเภทเดียวและช่องทางรับเข้าเดียว
สิ่งที่เราทำให้เป็นอัตโนมัติ
การอ่านและการดึงข้อมูล
หากใบแจ้งหนี้มีข้อมูลเชิงโครงสร้าง (Facturae, UBL หรือ Factur-X) เราจะอ่าน XML หากเป็น PDF หรือภาพถ่าย เราจะใช้ OCR ผ่าน Google Document AI, Azure AI Document Intelligence หรือ Amazon Textract หรือโมเดล vision ที่คืนค่าฟิลด์ตามสคีมาที่กำหนดไว้
การตรวจสอบและการส่งออก
- ยอดสุทธิ ภาษีมูลค่าเพิ่ม หัก ณ ที่จ่าย และยอดรวมตรงกัน
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือ VAT number ที่ถูกต้อง ตรวจได้ใน VIES สำหรับซัพพลายเออร์ในสหภาพยุโรป
- ไม่มีรายการซ้ำจากซัพพลายเออร์เดียวกัน
- บันทึกเข้า ERP ผ่าน API หรือเพิ่มแถวในสเปรดชีต พร้อมจัดเก็บไฟล์ PDF
การตรวจทานโดยมนุษย์และการคุ้มครองข้อมูล
ตรวจทานเฉพาะรายการผิดปกติ ไม่ใช่ทุกรายการ
มีเพียงรายการที่ต้องการการตรวจทานเท่านั้นที่จะถูกส่งไป ได้แก่ การอ่านที่ไม่แน่นอน ยอดที่ไม่ลงตัว ซัพพลายเออร์ใหม่ จำนวนเงินสูง และที่สำคัญที่สุดคือข้อมูลบัญชีธนาคารที่เปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นสัญญาณการฉ้อโกงที่พบบ่อย ผู้ตรวจจะเห็นเอกสารคู่กับฟิลด์ที่ดึงมา แก้ไขและอนุมัติ และทุกขั้นตอนจะถูกบันทึกไว้
GDPR ในระดับเทคนิค
ใบแจ้งหนี้มีข้อมูลส่วนบุคคล เช่น จากผู้ประกอบอาชีพอิสระ เราดึงเฉพาะสิ่งที่จำเป็น ใช้ region ของสหภาพยุโรปเมื่อมี จำกัดการเข้าถึง และจำกัดระยะเวลาที่ n8n เก็บข้อมูลการรัน นี่เป็นความช่วยเหลือทางเทคนิค ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ฐานทางกฎหมาย ข้อตกลงผู้ประมวลผลข้อมูล และระยะเวลาการเก็บรักษาเป็นสิ่งที่คุณต้องตัดสินใจร่วมกับที่ปรึกษาของคุณ
วิธีที่เราติดตั้งระบบ
สี่ขั้นตอน
- ตัวอย่างจริง: คุณรวบรวมใบแจ้งหนี้ที่เป็นตัวแทน รวมถึงกรณียุ่งยาก
- กำหนดสคีมาฟิลด์และกฎร่วมกับผู้ที่พิมพ์ใบแจ้งหนี้ในปัจจุบัน
- สร้างใน n8n และทดสอบโดยไม่แตะระบบจริง
- วัดผลและปรับแต่งทีละฟิลด์ก่อนเปิดใช้งานจริง
เมื่อใดเหมาะ และเมื่อใดไม่เหมาะ
เหมาะ
เมื่อคุณได้รับใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ คำสั่งซื้อ หรือเอกสารอื่นที่มีฟิลด์ที่จดจำได้เป็นประจำ มีคนใช้เวลาหลายชั่วโมงพิมพ์บันทึก และปลายทางมี API หรือสเปรดชีตที่มีโครงสร้างดี
ไม่เหมาะ
- คุณได้รับใบแจ้งหนี้เพียงไม่กี่ฉบับต่อเดือน การตั้งค่าอาจไม่คุ้มค่า
- ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณจับใบแจ้งหนี้ได้อยู่แล้วและทำงานได้ดี
- เอกสารเขียนด้วยลายมือหรือภาพถ่ายอ่านไม่ออก
- คุณต้องออกใบแจ้งหนี้ให้เป็นไปตามข้อกำหนด Verifactu หรือ TicketBAI ของสเปน ซึ่งเป็นหน้าที่ของซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้ของคุณ
สิ่งที่เราส่งมอบ
ระบบที่ใช้งานได้จริง
- workflow บนเซิร์ฟเวอร์ของคุณ n8n Cloud หรือ VPS รวมอยู่ในใบเสนอราคา
- คิวรายการผิดปกติพร้อมคำแนะนำในการตรวจทาน
- การแมปฟิลด์ไปยัง ERP หรือสเปรดชีตของคุณ
เอกสารและการควบคุม
- รายงานความแม่นยำจากตัวอย่างของคุณ
- แผนผังการไหลของข้อมูลและระยะเวลาการเก็บรักษา
- การแจ้งเตือนเมื่อเอกสารล้มเหลวหรือค้าง
การทดลองใช้ 7 วันของคุณ
ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์จากกล่องอีเมลเดียว
ขอบเขตที่สมจริง: ใบแจ้งหนี้ที่ส่งมายังกล่องอีเมลเฉพาะจะถูกอ่าน ตรวจสอบ และเขียนลง Google Sheet หรือ sandbox ของ ERP พร้อมคิวรายการผิดปกติ เราจะตรวจผลลัพธ์กับตัวอย่างของคุณร่วมกัน ทีละฟิลด์ ขอบเขต กำหนดการ และเงื่อนไขจะระบุเป็นลายลักษณ์อักษรก่อนเริ่มงาน
FAQ
คำถามที่พบบ่อย
การอ่านใบแจ้งหนี้แม่นยำแค่ไหน?
ขึ้นอยู่กับคุณภาพและความหลากหลายของเอกสารของคุณ เราจึงไม่ให้ตัวเลขล่วงหน้า เราวัดผลกับตัวอย่างจริงของคุณทีละฟิลด์ และกำหนดเกณฑ์ รายการใดที่ไม่ผ่านการตรวจสอบจะถูกส่งไปตรวจทานโดยมนุษย์แทนที่จะเข้า ERP ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่มี XML ไม่จำเป็นต้องใช้ OCR ด้วยซ้ำ
ระบบนี้จะแทนที่นักบัญชีหรือทีมบัญชีของฉันหรือไม่?
ไม่ เราทำให้การจับข้อมูลและการส่งออกเป็นอัตโนมัติ แต่เราไม่ได้ทำบัญชีหรือให้คำแนะนำด้านภาษี การลงบัญชีและการจัดสรรค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ รวมถึงการตัดสินว่าใบแจ้งหนี้จะได้รับการปฏิบัติทางภาษีอย่างไร ยังคงเป็นหน้าที่ของทีมคุณหรือนักบัญชีของคุณ ระบบจะช่วยประหยัดเวลาพิมพ์และแจ้งรายการที่ไม่ลงตัว
ใช้งานร่วมกับ ERP หรือซอฟต์แวร์ใดได้บ้าง?
ใช้ได้กับระบบที่มี API หรือรองรับการนำเข้าไฟล์ เช่น Odoo, Holded, Sage หรือ Business Central หรือแค่ Google Sheets หรือ Excel หากซอฟต์แวร์ของคุณอนุญาตเฉพาะการป้อนด้วยมือ เราจะพิจารณาการนำเข้าไฟล์ก่อนวิธีแก้ปัญหาที่เปราะบาง และตรวจสอบว่าเวอร์ชันเฉพาะของคุณทำอะไรได้บ้าง
ใบแจ้งหนี้และข้อมูลของฉันถูกเก็บไว้ที่ไหน?
ในระบบของคุณเอง ไฟล์ PDF ต้นฉบับยังอยู่ในโฟลเดอร์หรือ ERP ของคุณ และ workflow ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ที่คุณชำระค่าใช้จ่าย บริการ OCR หรือโมเดลที่เราเลือกจะประมวลผลเอกสารแต่ละฉบับภายใต้เงื่อนไขของตนเอง ซึ่งเราจะตรวจสอบร่วมกับคุณ และเราจำกัดสิ่งที่เก็บไว้ในประวัติการรัน
ติดต่อเรา
ทีมของคุณพิมพ์ใบแจ้งหนี้กี่ฉบับต่อเดือน?
บอกเราว่าใบแจ้งหนี้มาถึงในปัจจุบันอย่างไรและต้องไปอยู่ที่ใด เราจะส่งข้อเสนอการทดลองใช้ 7 วันเป็นลายลักษณ์อักษร พร้อมเอกสารหนึ่งประเภทและตัวอย่างจริงของคุณ