Entrada i classificació
Una bústia dedicada, una carpeta de Drive o SharePoint, o un formulari de càrrega. Cada fitxer es classifica pel tipus, com factura, abonament o albarà, i es vincula amb el seu proveïdor.
Servei de Nexura Digital
Automatització de documents i factures amb revisió humana
Les factures arriben per correu electrònic, en PDF o com a fotos fetes amb el mòbil, i algú les escriu a mà al sistema. Automatitzem la lectura i la comprovació, i només us enviem el que no quadra.
L'automatització de documents i factures llegeix PDF, escanejos i factures electròniques, extreu els camps que necessiteu i els escriu al vostre ERP o en un full de càlcul. La configurem per a empreses que avui escriuen a mà factures de proveïdors o altres documents repetitius. Comenceu amb una prova de 7 dies sobre un tipus de document i un canal d'entrada.
Què automatitzem
Lectura i extracció
Si la factura porta dades estructurades (Facturae, UBL o Factur-X), llegim el XML. Si és un PDF o una foto, fem servir OCR amb Google Document AI, Azure AI Document Intelligence o Amazon Textract, o models de visió que retornen els camps en un esquema fix.
Validació i exportació
- Import net, IVA, retencions i total que quadren
- NIF o número d'IVA vàlid, verificable a VIES per als proveïdors intracomunitaris
- Sense duplicats del mateix proveïdor
- Entrada a l'ERP per API, o una fila al full de càlcul, amb el PDF arxivat
Revisió humana i protecció de dades
Revisem les excepcions, no tot
Només passa a revisió el que ho necessita: lectures dubtoses, totals que no quadren, proveïdors nous, imports grans i, sobretot, els canvis de dades bancàries, un senyal clàssic de frau. La persona revisora veu el document al costat dels camps extrets, corregeix i aprova, i tot queda registrat.
RGPD a nivell tècnic
Les factures contenen dades personals, per exemple de treballadors autònoms. Extraiem només el necessari, fem servir una regió de la UE quan n'hi ha una, restringim l'accés i limitem el temps que n8n conserva les dades d'execució. Això és assistència tècnica, no assessorament jurídic: la base legal, els contractes d'encarregat i els terminis de conservació els decidiu vosaltres amb el vostre assessor.
Com ho posem en marxa
Quatre passos
- Mostra real: reuniu factures representatives, incloses les més complicades
- Esquema de camps i regles acordats amb qui introdueix les factures avui
- Construcció a n8n i proves sense tocar producció
- Mesurament camp per camp i ajust abans de posar-ho en marxa
Quan encaixa i quan no
Encaixa
Quan rebeu factures, albarans, comandes o altres documents amb camps reconeixibles de manera regular, algú hi dedica moltes hores a escriure-les i el destí té una API o un full de càlcul ben estructurat.
No encaixa
- Només rebeu unes quantes factures al mes: la configuració potser no es rendibilitza
- El vostre programari de comptabilitat ja captura les factures i funciona bé
- Els documents estan escrits a mà o les fotos són il·legibles
- Heu d'emetre factures que compleixin els requisits del Verifactu o del TicketBAI a Espanya: això és feina del vostre programari de facturació
Què us entreguem
Un sistema que funciona
- Fluxos al vostre servidor, n8n Cloud o un VPS, inclosos en el pressupost
- Cua d'excepcions amb instruccions de revisió
- Mapatge de camps cap al vostre ERP o full de càlcul
Documentació i control
- Informe d'exactitud sobre la vostra mostra
- Mapa d'on circulen les dades i de quant temps es conserven
- Alertes quan un document falla o es queda encallat
La vostra prova de 7 dies
Factures de proveïdors d'una bústia
Un abast realista: les factures que arriben a una bústia concreta es llegeixen, es validen i s'escriuen en un Google Sheet o en l'entorn de proves del vostre ERP, amb la seva cua d'excepcions. Revisem els resultats sobre la vostra mostra amb vosaltres, camp per camp. L'abast, les dates i les condicions es fixen per escrit abans de començar.
FAQ
Preguntes freqüents
Quina precisió té la lectura de factures?
Depèn de la qualitat i la varietat dels vostres documents, així que no donem una xifra d'entrada. La mesurem sobre la vostra mostra real, camp per camp, i fixem llindars: tot el que no supera les validacions va a revisió humana en lloc de passar a l'ERP. Les factures electròniques amb XML ni tan sols necessiten OCR.
Substitueix el meu comptable o el meu equip de comptabilitat?
No. Automatitzem la captura i l'exportació de dades, però no fem comptabilitat ni assessorament fiscal. Registrar i imputar cada despesa, i decidir com es tracta una factura a efectes fiscals, continua a càrrec del vostre equip o del vostre comptable; el sistema els estalvia escriure i marca el que no quadra.
Amb quin ERP o programari funciona?
Amb qualsevol que tingui API o accepti importacions de fitxers, com Odoo, Holded, Sage o Business Central, o simplement Google Sheets o Excel. Si el vostre programari només permet l'entrada manual, mirem les importacions de fitxers abans que qualsevol solució fràgil, i comprovem què permet la vostra versió concreta.
On s'emmagatzemen les meves factures i les seves dades?
Als vostres sistemes: el PDF original es queda a la vostra carpeta o al vostre ERP, i els fluxos s'executen en un servidor que pagueu vosaltres. El servei d'OCR o el model que triem processa cada document segons les seves pròpies condicions, que revisem amb vosaltres, i limitem el que es conserva a l'historial d'execució.
Contacte
Quantes factures escriu el vostre equip cada mes?
Digueu-nos com arriben avui i on han d'anar. Us enviarem per escrit una proposta de prova de 7 dies amb un tipus de document i la vostra mostra real.