Réception et classement
Une boîte e-mail dédiée, un dossier Drive ou SharePoint, ou un formulaire de dépôt. Chaque fichier est classé par type, par exemple facture, avoir ou bon de livraison, puis rattaché à son fournisseur.
Service Nexura Digital
Automatisation des factures et documents avec relecture humaine
Les factures arrivent par e-mail, en PDF ou en photo prise avec un téléphone, et quelqu'un les saisit à la main. Nous automatisons la lecture et les contrôles, et ne vous transmettons que ce qui ne concorde pas.
L'automatisation des factures et documents lit les PDF, les scans et les factures électroniques, extrait les champs dont vous avez besoin et les écrit dans votre ERP ou un tableur. Nous la mettons en place pour les entreprises qui saisissent aujourd'hui à la main des factures fournisseurs ou d'autres documents répétitifs. Vous démarrez par un essai de 7 jours portant sur un type de document et un seul canal de réception.
Ce que nous automatisons
Lecture et extraction
Si la facture contient des données structurées (Facturae, UBL ou Factur-X), nous lisons le XML. S'il s'agit d'un PDF ou d'une photo, nous utilisons la reconnaissance optique (OCR) avec Google Document AI, Azure AI Document Intelligence ou Amazon Textract, ou des modèles de vision qui renvoient les champs selon un schéma fixe.
Contrôle et export
- Le montant net, la TVA, la retenue à la source et le total concordent
- Numéro d'identification fiscale ou de TVA valide, vérifiable dans VIES pour les fournisseurs intracommunautaires
- Aucun doublon émis par le même fournisseur
- Saisie dans l'ERP via API, ou ligne dans un tableur, avec le PDF archivé
Relecture humaine et protection des données
Relire les exceptions, pas tout
Seuls les documents qui en ont besoin sont soumis à relecture : lectures incertaines, totaux qui ne concordent pas, nouveaux fournisseurs, montants élevés et, surtout, coordonnées bancaires modifiées, signal classique de fraude. La personne qui relit voit le document à côté des champs extraits, corrige et valide, et chaque action est journalisée.
Le RGPD sur le plan technique
Les factures contiennent des données personnelles, par exemple celles d'entrepreneurs individuels. Nous n'extrayons que le nécessaire, utilisons une région de l'UE lorsqu'elle existe, restreignons les accès et limitons la durée de conservation des données d'exécution dans n8n. Il s'agit d'une assistance technique, et non d'un conseil juridique : la base légale, les contrats de sous-traitance et les durées de conservation relèvent de votre décision, à prendre avec votre conseiller.
Comment nous le mettons en place
Quatre étapes
- Échantillon réel : vous rassemblez des factures représentatives, y compris les cas compliqués
- Schéma des champs et règles convenus avec la personne qui saisit les factures aujourd'hui
- Construction dans n8n et tests sans toucher à la production
- Mesure champ par champ et réglages avant la mise en service
Quand cela convient et quand cela ne convient pas
Cela convient
Lorsque vous recevez régulièrement des factures, des bons de livraison, des commandes ou d'autres documents aux champs identifiables, que quelqu'un passe des heures à les saisir et que la destination dispose d'une API ou d'un tableur bien structuré.
Cela ne convient pas
- Vous ne recevez que quelques factures par mois : la mise en place risque de ne pas être rentable
- Votre logiciel de comptabilité capture déjà les factures et fonctionne bien
- Les documents sont manuscrits ou les photos sont illisibles
- Vous devez émettre des factures conformes aux exigences espagnoles Verifactu ou TicketBAI : c'est le rôle de votre logiciel de facturation
Ce que nous livrons
Un système opérationnel
- Workflows sur votre serveur, n8n Cloud ou un VPS, inclus dans le devis
- File d'exceptions avec des consignes de relecture
- Correspondance des champs avec votre ERP ou votre tableur
Documentation et contrôle
- Rapport de fiabilité sur votre échantillon
- Carte des flux de données et de leur durée de conservation
- Alertes lorsqu'un document échoue ou reste bloqué
Votre essai de 7 jours
Factures fournisseurs d'une seule boîte e-mail
Un périmètre réaliste : les factures reçues dans une boîte e-mail précise sont lues, contrôlées et écrites dans un Google Sheet ou dans l'environnement de test de votre ERP, avec leur file d'exceptions. Nous examinons les résultats sur votre échantillon avec vous, champ par champ. Le périmètre, les dates et les conditions sont fixés par écrit avant le démarrage.
FAQ
Questions fréquentes
Quelle est la précision de la lecture des factures ?
Elle dépend de la qualité et de la variété de vos documents, c'est pourquoi nous n'annonçons aucun chiffre à l'avance. Nous la mesurons sur votre échantillon réel, champ par champ, et fixons des seuils : tout ce qui échoue aux contrôles est soumis à une relecture humaine au lieu d'entrer dans l'ERP. Les factures électroniques au format XML ne nécessitent même pas d'OCR.
Cela remplace-t-il mon expert-comptable ou mon service comptable ?
Non. Nous automatisons la saisie et l'export des données, mais nous ne tenons pas la comptabilité et ne donnons pas de conseil fiscal. L'imputation de chaque dépense et le traitement fiscal d'une facture restent du ressort de votre équipe ou de votre expert-comptable ; le système leur évite la saisie et signale ce qui ne concorde pas.
Avec quel ERP ou quel logiciel fonctionne-t-il ?
Avec tout logiciel qui dispose d'une API ou accepte les imports de fichiers, comme Odoo, Holded, Sage ou Business Central, ou simplement Google Sheets ou Excel. Si votre logiciel n'autorise que la saisie manuelle, nous étudions d'abord les imports de fichiers plutôt qu'un contournement fragile, et nous vérifions ce que permet votre version précise.
Où sont stockées mes factures et leurs données ?
Dans vos systèmes : le PDF d'origine reste dans votre dossier ou votre ERP, et les workflows tournent sur un serveur que vous payez. Le service d'OCR ou le modèle que nous retenons traite chaque document selon ses propres conditions, que nous examinons avec vous, et nous limitons ce qui est conservé dans l'historique d'exécution.
Contact
Combien de factures votre équipe saisit-elle chaque mois ?
Dites-nous comment elles arrivent aujourd'hui et où elles doivent aller. Nous vous enverrons une proposition écrite d'essai de 7 jours portant sur un type de document, avec votre échantillon réel.