Acquisizione e classificazione
Una casella email dedicata, una cartella Drive o SharePoint, oppure un modulo di caricamento. Ogni file viene classificato per tipo, come fattura, nota di credito o documento di trasporto, e abbinato al fornitore.
Servizio di Nexura Digital
Automazione di documenti e fatture con revisione umana
Le fatture arrivano via email, come PDF o foto scattate con il telefono, e qualcuno le digita a mano. Automatizziamo la lettura e i controlli, e Le inviamo solo ciò che non torna.
L'automazione di documenti e fatture legge PDF, scansioni e fatture elettroniche, estrae i campi che Le servono e li scrive nel Suo ERP o in un foglio di calcolo. La realizziamo per aziende che oggi digitano a mano fatture di fornitori o altri documenti ripetitivi. Si inizia con una prova di 7 giorni su un tipo di documento e un canale di acquisizione.
Cosa automatizziamo
Lettura ed estrazione
Se la fattura contiene dati strutturati (Facturae, UBL o Factur-X), leggiamo l'XML. Se è un PDF o una foto, usiamo l'OCR con Google Document AI, Azure AI Document Intelligence o Amazon Textract, oppure modelli di visione che restituiscono i campi in uno schema fisso.
Validazione ed esportazione
- Importo netto, IVA, ritenute e totale che tornano
- Partita IVA valida, verificabile su VIES per i fornitori intracomunitari
- Nessun duplicato dello stesso fornitore
- Registrazione nell'ERP via API, oppure una riga nel foglio di calcolo, con il PDF archiviato
Revisione umana e protezione dei dati
Si rivedono le eccezioni, non tutto
Va in revisione solo ciò che lo richiede: letture incerte, totali che non tornano, nuovi fornitori, importi elevati e, soprattutto, coordinate bancarie modificate, un classico segnale di frode. Chi revisiona vede il documento accanto ai campi estratti, corregge e approva, e tutto viene registrato.
Il GDPR a livello tecnico
Le fatture contengono dati personali, ad esempio di liberi professionisti. Estraiamo solo ciò che serve, usiamo una regione UE dove disponibile, limitiamo gli accessi e restringiamo per quanto tempo n8n conserva i dati di esecuzione. Si tratta di assistenza tecnica, non di consulenza legale: base giuridica, accordi con i responsabili del trattamento e tempi di conservazione spettano a Lei, con il Suo consulente.
Come lo realizziamo
Quattro passaggi
- Campione reale: Lei raccoglie fatture rappresentative, incluse quelle complicate
- Schema dei campi e regole concordati con chi inserisce oggi le fatture
- Realizzazione in n8n e test senza toccare la produzione
- Misurazione campo per campo e messa a punto prima del go-live
Quando è adatto, e quando no
È adatto
Quando si ricevono regolarmente fatture, documenti di trasporto, ordini o altri documenti con campi riconoscibili, qualcuno ci passa ore a digitarli e la destinazione dispone di un'API o di un foglio di calcolo ben strutturato.
Non è adatto
- Poche fatture al mese: la configurazione potrebbe non ripagarsi
- Il software contabile acquisisce già le fatture e funziona bene
- Documenti scritti a mano o foto non leggibili
- Obbligo di emettere fatture conformi a Verifactu o TicketBAI: è compito del software di fatturazione
Cosa consegniamo
Un sistema funzionante
- Workflow sul Suo server, n8n Cloud o un VPS, inclusi nel preventivo
- Coda delle eccezioni con istruzioni per la revisione
- Mappatura dei campi verso il Suo ERP o foglio di calcolo
Documentazione e controllo
- Report di accuratezza sul campione
- Mappa di dove fluiscono i dati e per quanto tempo vengono conservati
- Avvisi quando un documento fallisce o resta bloccato
La Sua prova di 7 giorni
Fatture dei fornitori da una casella
Un ambito realistico: le fatture arrivate a una casella specifica vengono lette, validate e scritte in un Google Sheet o nel sandbox del Suo ERP, con la relativa coda delle eccezioni. Rivediamo con Lei i risultati sul campione, campo per campo. Ambito, date e condizioni vengono definiti per iscritto prima di iniziare.
FAQ
Domande frequenti
Quanto è accurata la lettura delle fatture?
Dipende dalla qualità e dalla varietà dei documenti, quindi non indichiamo una cifra in anticipo. La misuriamo sul Suo campione reale, campo per campo, e impostiamo delle soglie: tutto ciò che non supera i controlli passa alla revisione umana invece di finire nell'ERP. Le fatture elettroniche in XML non richiedono nemmeno l'OCR.
Sostituisce il mio commercialista o l'ufficio contabilità?
No. Automatizziamo l'acquisizione e l'esportazione dei dati, ma non svolgiamo contabilità né consulenza fiscale. Registrazione e imputazione di ogni spesa, e decisione sul trattamento fiscale di una fattura, restano al Suo team o al Suo commercialista; il sistema evita la digitazione e segnala ciò che non torna.
Con quale ERP o software funziona?
Con qualsiasi software che disponga di un'API o accetti importazioni di file, come Odoo, Holded, Sage o Business Central, oppure semplicemente Google Sheets o Excel. Se il Suo software consente solo l'inserimento manuale, valutiamo le importazioni di file prima di qualsiasi soluzione fragile, e verifichiamo cosa consente la Sua versione specifica.
Dove vengono conservate le mie fatture e i loro dati?
Nei Suoi sistemi: il PDF originale resta nella Sua cartella o nel Suo ERP, e i workflow girano su un server pagato da Lei. Il servizio OCR o il modello che scegliamo elabora ciascun documento secondo le proprie condizioni, che esaminiamo con Lei, e limitiamo ciò che viene conservato nella cronologia delle esecuzioni.
Contatti
Quante fatture digita il Suo team ogni mese?
Ci dica come arrivano oggi e dove devono andare. Le invieremo una proposta scritta per la prova di 7 giorni, con un tipo di documento e il Suo campione reale.