Inname en classificatie
Een eigen mailbox, een Drive- of SharePoint-map, of een uploadformulier. Elk bestand wordt geclassificeerd op type, zoals factuur, creditnota of pakbon, en gekoppeld aan de leverancier.
Nexura Digital-dienst
Automatisering van facturen en documenten met menselijke controle
Facturen komen binnen per e-mail, als pdf of als foto van een telefoon, en iemand typt ze over. Wij automatiseren het lezen en controleren, en sturen u alleen wat niet klopt.
Automatisering van facturen en documenten leest pdf's, scans en e-facturen, haalt de velden eruit die u nodig heeft en schrijft die weg naar uw ERP of een spreadsheet. Wij zetten het op voor bedrijven die leveranciersfacturen of andere repetitieve documenten nu nog met de hand invoeren. U start met een proef van 7 dagen op één documenttype en één inkanaal.
Wat wij automatiseren
Lezen en extraheren
Als de factuur gestructureerde gegevens bevat (Facturae, UBL of Factur-X), lezen wij de XML. Gaat het om een pdf of een foto, dan gebruiken wij OCR met Google Document AI, Azure AI Document Intelligence of Amazon Textract, of visuele modellen die de velden in een vast schema teruggeven.
Controle en export
- Nettobedrag, btw, inhouding en totaal kloppen
- Geldig btw-nummer, controleerbaar in VIES voor leveranciers binnen de EU
- Geen dubbele facturen van dezelfde leverancier
- Invoer in het ERP via API, of een spreadsheetrij, met de pdf opgeslagen
Menselijke controle en gegevensbescherming
Controleer de uitzonderingen, niet alles
Alleen wat controle nodig heeft gaat naar de beoordelaar: onzekere lezingen, totalen die niet kloppen, nieuwe leveranciers, grote bedragen en vooral gewijzigde bankgegevens, een klassiek signaal van fraude. De beoordelaar ziet het document naast de geëxtraheerde velden, corrigeert en keurt goed, en alles wordt gelogd.
AVG op technisch niveau
Facturen bevatten persoonsgegevens, bijvoorbeeld van zelfstandigen. Wij extraheren alleen wat nodig is, gebruiken een EU-regio waar die bestaat, beperken de toegang en beperken hoe lang n8n uitvoeringsgegevens bewaart. Dit is technische ondersteuning, geen juridisch advies: de rechtsgrond, verwerkersovereenkomsten en bewaartermijnen beslist u samen met uw adviseur.
Hoe wij het inrichten
Vier stappen
- Echt voorbeeld: u verzamelt representatieve facturen, ook de lastige
- Veldschema en regels afgesproken met wie nu facturen invoert
- Bouw in n8n en test zonder productie aan te raken
- Veld-voor-veld meting en afstemming voordat het live gaat
Wanneer het past en wanneer niet
Het past
Wanneer u regelmatig facturen, pakbonnen, orders of andere documenten met herkenbare velden ontvangt, iemand er uren mee bezig is ze over te typen, en de bestemming een API of een goed gestructureerde spreadsheet heeft.
Het past niet
- U maar enkele facturen per maand ontvangt: de opzet betaalt zich mogelijk niet terug
- Uw boekhoudsoftware facturen al vastlegt en goed werkt
- Documenten handgeschreven zijn of de foto's onleesbaar
- U facturen moet uitgeven die aan de Spaanse eisen van Verifactu of TicketBAI voldoen: dat is de taak van uw factureringssoftware
Wat wij opleveren
Een werkend systeem
- Workflows op uw server, n8n Cloud of een VPS, in de offerte opgenomen
- Uitzonderingswachtrij met instructies voor de beoordeling
- Veldkoppeling naar uw ERP of spreadsheet
Documentatie en controle
- Nauwkeurigheidsrapport op uw voorbeeld
- Overzicht van waar gegevens stromen en hoe lang ze worden bewaard
- Meldingen wanneer een document mislukt of vastloopt
Uw proef van 7 dagen
Leveranciersfacturen uit één mailbox
Een realistische scope: facturen die binnenkomen in één specifieke mailbox worden gelezen, gecontroleerd en weggeschreven naar een Google Sheet of uw ERP-sandbox, met hun uitzonderingswachtrij. Wij bekijken de resultaten samen met u op uw voorbeeld, veld voor veld. Scope, data en voorwaarden worden vóór de start schriftelijk vastgelegd.
FAQ
Veelgestelde vragen
Hoe nauwkeurig is het lezen van facturen?
Dat hangt af van de kwaliteit en variatie van uw documenten, dus wij noemen vooraf geen getal. Wij meten het op uw echte voorbeeld, veld voor veld, en stellen drempels in: alles wat de controles niet doorstaat, gaat naar menselijke controle in plaats van naar het ERP. E-facturen met XML hebben zelfs geen OCR nodig.
Vervangt het mijn accountant of boekhouding?
Nee. Wij automatiseren het vastleggen en exporteren van gegevens, maar wij doen geen boekhouding en geven geen fiscaal advies. Het boeken en toewijzen van elke uitgave, en beslissen hoe een factuur fiscaal wordt behandeld, blijven bij uw team of uw accountant; het systeem bespaart hen het typewerk en markeert wat niet klopt.
Met welk ERP of welke software werkt het?
Met alles dat een API heeft of bestandsimport accepteert, zoals Odoo, Holded, Sage of Business Central, of gewoon Google Sheets of Excel. Als uw software alleen handmatige invoer toestaat, kijken wij eerst naar bestandsimport voordat wij iets wankels bedenken, en controleren wij wat uw specifieke versie toestaat.
Waar worden mijn facturen en hun gegevens opgeslagen?
In uw eigen systemen: de originele pdf blijft in uw map of ERP, en de workflows draaien op een server die u betaalt. De OCR-dienst of het model dat wij kiezen verwerkt elk document onder de eigen voorwaarden, die wij met u doornemen, en wij beperken wat in de uitvoeringsgeschiedenis wordt bewaard.
Contact
Hoeveel facturen voert uw team elke maand in?
Vertel ons hoe ze nu binnenkomen en waar ze naartoe moeten. Wij sturen u een schriftelijk voorstel voor een proef van 7 dagen, met één documenttype en uw echte voorbeeld.