Przyjmowanie i klasyfikacja
Dedykowana skrzynka, folder na Dysku lub w SharePoint albo formularz do przesyłania plików. Każdy plik jest klasyfikowany według typu, na przykład faktura, faktura korygująca lub dokument WZ, i przypisywany do dostawcy.
Usługa Nexura Digital
Automatyzacja faktur i dokumentów z weryfikacją przez człowieka
Faktury przychodzą e-mailem, jako PDF lub zdjęcia z telefonu, a ktoś wpisuje je ręcznie. Automatyzujemy odczyt i kontrolę, a do Państwa trafia tylko to, co się nie zgadza.
Automatyzacja faktur i dokumentów odczytuje PDF-y, skany i e-faktury, wyciąga potrzebne pola i zapisuje je w ERP lub arkuszu. Wdrażamy ją w firmach, które dziś ręcznie wpisują faktury od dostawców lub inne powtarzalne dokumenty. Start to 7-dniowy test na jednym typie dokumentu i jednym kanale przyjmowania.
Co automatyzujemy
Odczyt i ekstrakcja
Jeśli faktura zawiera dane ustrukturyzowane (Facturae, UBL lub Factur-X), odczytujemy XML. Jeśli to PDF lub zdjęcie, używamy OCR z Google Document AI, Azure AI Document Intelligence lub Amazon Textract albo modeli wizyjnych, które zwracają pola w stałym schemacie.
Walidacja i eksport
- Kwota netto, VAT, potrącenia i suma się zgadzają
- Poprawny numer identyfikacji podatkowej lub VAT, sprawdzany w VIES dla dostawców z UE
- Brak duplikatów od tego samego dostawcy
- Wpis do ERP przez API lub wiersz w arkuszu, z zapisanym plikiem PDF
Weryfikacja przez człowieka i ochrona danych
Weryfikujemy wyjątki, nie wszystko
Do przeglądu trafia tylko to, co tego wymaga: niepewne odczyty, sumy, które się nie zgadzają, nowi dostawcy, duże kwoty i przede wszystkim zmienione dane bankowe, klasyczny sygnał oszustwa. Osoba weryfikująca widzi dokument obok wyciągniętych pól, poprawia i zatwierdza go, a wszystko jest rejestrowane.
RODO na poziomie technicznym
Faktury zawierają dane osobowe, na przykład jednoosobowych działalności gospodarczych. Wyciągamy tylko to, co potrzebne, korzystamy z regionu UE, jeśli taki istnieje, ograniczamy dostęp i ustalamy, jak długo n8n przechowuje dane wykonań. To wsparcie techniczne, a nie porada prawna: podstawę prawną, umowy powierzenia i okresy przechowywania ustala Państwo z doradcą.
Jak to wdrażamy
Cztery etapy
- Próbka rzeczywista: Państwo zbierają reprezentatywne faktury, także te trudne
- Schemat pól i reguły uzgodnione z osobą, która dziś wpisuje faktury
- Budowa w n8n i testy bez ingerencji w produkcję
- Pomiar pole po polu i dostrajanie przed uruchomieniem
Kiedy to pasuje, a kiedy nie
Pasuje
Gdy regularnie otrzymują Państwo faktury, dowody dostawy, zamówienia lub inne dokumenty z rozpoznawalnymi polami, ktoś traci godziny na ich wpisywanie, a miejsce docelowe ma API lub dobrze ustrukturyzowany arkusz.
Nie pasuje
- Otrzymują Państwo kilka faktur miesięcznie: wdrożenie może się nie zwrócić
- Program księgowy już je rejestruje i dobrze działa
- Dokumenty są odręczne lub zdjęcia są nieczytelne
- Potrzebne jest wystawianie faktur zgodnych z hiszpańskimi wymogami Verifactu lub TicketBAI: to zadanie oprogramowania do fakturowania
Co dostarczamy
Działający system
- Workflow na Państwa serwerze, w n8n Cloud lub na VPS, uwzględnione w wycenie
- Kolejka wyjątków z instrukcją weryfikacji
- Mapowanie pól do Państwa ERP lub arkusza
Dokumentacja i kontrola
- Raport dokładności na Państwa próbce
- Mapa przepływu danych i czasu ich przechowywania
- Alerty, gdy dokument się nie powiedzie lub utknie
Test 7-dniowy
Faktury od dostawców z jednej skrzynki
Realistyczny zakres: faktury wpływające na jedną wskazaną skrzynkę są odczytywane, walidowane i zapisywane w arkuszu Google lub w środowisku testowym ERP, wraz z kolejką wyjątków. Wyniki przeglądamy razem z Państwem na Państwa próbce, pole po polu. Zakres, terminy i warunki ustalamy na piśmie przed rozpoczęciem.
FAQ
Często zadawane pytania
Jak dokładnie odczytywane są faktury?
Zależy to od jakości i różnorodności dokumentów, dlatego nie podajemy liczby z góry. Mierzymy ją na Państwa rzeczywistej próbce, pole po polu, i ustalamy progi: wszystko, co nie przejdzie kontroli, trafia do weryfikacji zamiast do ERP. E-faktury z XML w ogóle nie wymagają OCR.
Czy to zastąpi księgowego lub dział księgowości?
Nie. Automatyzujemy zbieranie danych i eksport, ale nie prowadzimy ksiąg ani nie doradzamy w sprawach podatkowych. Księgowanie i przypisywanie każdego wydatku oraz decyzje o podatkowym traktowaniu faktury pozostają po stronie Państwa zespołu lub księgowego; system oszczędza wpisywanie i wskazuje to, co się nie zgadza.
Z jakim ERP lub oprogramowaniem to współpracuje?
Z każdym, który ma API lub przyjmuje import plików, na przykład Odoo, Holded, Sage czy Business Central, a także po prostu z Arkuszami Google lub Excelem. Jeśli oprogramowanie pozwala tylko na ręczne wpisywanie, najpierw sprawdzamy import plików, zanim pomyślimy o kruchym obejściu, i weryfikujemy, co dopuszcza konkretna wersja.
Gdzie przechowywane są faktury i ich dane?
W Państwa systemach: oryginalny PDF pozostaje w Państwa folderze lub ERP, a workflow działają na serwerze, za który Państwo płacą. Wybrana przez nas usługa OCR lub model przetwarza każdy dokument na własnych warunkach, które przeglądamy razem z Państwem, a zakres tego, co zostaje w historii wykonań, ograniczamy.
Kontakt
Ile faktur Państwa zespół wpisuje ręcznie każdego miesiąca?
Prosimy o informację, jak faktury wpływają dziś i dokąd mają trafiać. Wyślemy pisemną propozycję 7-dniowego testu z jednym typem dokumentu i Państwa rzeczywistą próbką.