Recebimento e classificação
Uma caixa de e-mail dedicada, uma pasta do Drive ou do SharePoint, ou um formulário de envio. Cada arquivo é classificado por tipo, como fatura, nota de crédito ou guia de remessa, e associado ao seu fornecedor.
Serviço da Nexura Digital
Automação de faturas e documentos com revisão humana
As faturas chegam por e-mail, em PDF ou como fotos tiradas com o celular, e alguém as digita manualmente. Automatizamos a leitura e a conferência e enviamos a você apenas o que não fecha.
A automação de faturas e documentos lê PDFs, digitalizações e e-invoices, extrai os campos de que você precisa e os grava no seu ERP ou em uma planilha. Montamos essa solução para empresas que hoje digitam faturas de fornecedores ou outros documentos repetitivos à mão. Você começa com um teste de 7 dias, com um tipo de documento e um canal de entrada.
O que automatizamos
Leitura e extração
Se a fatura trouxer dados estruturados (Facturae, UBL ou Factur-X), lemos o XML. Se for um PDF ou uma foto, usamos OCR com Google Document AI, Azure AI Document Intelligence ou Amazon Textract, ou modelos de visão que devolvem os campos em um esquema fixo.
Validação e exportação
- Valor líquido, IVA, retenções e total conferem entre si
- Número de identificação fiscal ou NIF-IVA válido, verificável no VIES para fornecedores da UE
- Nenhuma duplicidade do mesmo fornecedor
- Lançamento no ERP via API, ou uma linha na planilha, com o PDF arquivado
Revisão humana e proteção de dados
Revise as exceções, não tudo
Só o que precisa vai para revisão: leituras incertas, totais que não conferem, fornecedores novos, valores altos e, sobretudo, alterações nos dados bancários, um sinal clássico de fraude. O revisor vê o documento ao lado dos campos extraídos, corrige e aprova, e tudo fica registrado.
RGPD no nível técnico
As faturas contêm dados pessoais, por exemplo de empresários individuais. Extraímos apenas o necessário, usamos uma região da UE quando existe, restringimos o acesso e limitamos por quanto tempo o n8n guarda os dados de execução. Trata-se de assistência técnica, não de aconselhamento jurídico: a base legal, os contratos com operadores e os prazos de conservação cabem a você decidir com o seu consultor.
Como implantamos
Quatro etapas
- Amostra real: você reúne faturas representativas, incluindo as mais complicadas
- Esquema de campos e regras acordados com quem digita as faturas hoje
- Construção no n8n e testes sem tocar na produção
- Medição campo a campo e ajustes antes da entrada em operação
Quando se encaixa e quando não se encaixa
Se encaixa
Quando você recebe regularmente faturas, guias de remessa, pedidos ou outros documentos com campos reconhecíveis, alguém gasta horas digitando esses dados e o destino tem uma API ou uma planilha bem estruturada.
Não se encaixa
- Você recebe apenas algumas faturas por mês: a configuração pode não compensar
- Seu software de contabilidade já captura as faturas e funciona bem
- Os documentos são manuscritos ou as fotos são ilegíveis
- Você precisa emitir faturas que atendam às exigências espanholas de Verifactu ou TicketBAI: isso é função do seu software de faturação
O que entregamos
Um sistema em funcionamento
- Fluxos no seu servidor, n8n Cloud ou um VPS, incluídos no orçamento
- Fila de exceções com instruções de revisão
- Mapeamento de campos para o seu ERP ou planilha
Documentação e controle
- Relatório de precisão sobre a sua amostra
- Mapa de por onde os dados circulam e por quanto tempo são guardados
- Alertas quando um documento falha ou fica travado
Seu teste de 7 dias
Faturas de fornecedores de uma caixa de e-mail
Um escopo realista: as faturas que chegam em uma caixa de e-mail específica são lidas, validadas e gravadas em uma planilha do Google ou no ambiente de testes do seu ERP, com a respectiva fila de exceções. Revisamos os resultados com você sobre a sua amostra, campo a campo. Escopo, prazos e condições são definidos por escrito antes do início.
FAQ
Perguntas frequentes
Qual é a precisão da leitura das faturas?
Depende da qualidade e da variedade dos seus documentos, por isso não informamos um número antecipadamente. Medimos com a sua amostra real, campo a campo, e definimos limiares: tudo que falha nas verificações vai para revisão humana em vez de entrar no ERP. As e-invoices em XML nem precisam de OCR.
Isso substitui o meu contador ou a equipe de contabilidade?
Não. Automatizamos a captura e a exportação dos dados, mas não fazemos escrituração contábil nem consultoria fiscal. Lançar e classificar cada despesa, e decidir como uma fatura é tratada para fins fiscais, continuam com a sua equipe ou com o seu contador; o sistema poupa a digitação e sinaliza o que não fecha.
Com quais ERPs ou softwares funciona?
Com qualquer um que tenha API ou aceite importação de arquivos, como Odoo, Holded, Sage ou Business Central, ou simplesmente Google Sheets ou Excel. Se o seu software só permitir lançamento manual, avaliamos importações de arquivos antes de qualquer contorno frágil, e verificamos o que a sua versão específica permite.
Onde ficam armazenadas as minhas faturas e os seus dados?
Nos seus sistemas: o PDF original permanece na sua pasta ou no seu ERP, e os fluxos rodam em um servidor que você paga. O serviço ou modelo de OCR que escolhermos processa cada documento segundo os próprios termos, que revisamos com você, e limitamos o que fica guardado no histórico de execuções.
Contato
Quantas faturas a sua equipe digita por mês?
Conte-nos como elas chegam hoje e para onde precisam ir. Enviaremos uma proposta escrita de teste de 7 dias, com um tipo de documento e a sua amostra real.