Príjem a klasifikácia
Vyhradená schránka, priečinok na Google Drive alebo SharePointe, alebo formulár na nahrávanie. Každý súbor sa zaradí podľa typu, napríklad faktúra, dobropis alebo dodací list, a priradí k dodávateľovi.
Služba Nexura Digital
Automatizácia dokumentov a faktúr s ľudskou kontrolou
Faktúry prichádzajú e-mailom, ako PDF alebo fotky z telefónu, a niekto ich prepisuje. My automatizujeme čítanie a kontrolu a posielame vám len to, čo nesedí.
Automatizácia dokumentov a faktúr číta PDF, skeny a elektronické faktúry, vytiahne polia, ktoré potrebujete, a zapíše ich do ERP alebo tabuľky. Nastavujeme ju pre firmy, ktoré dnes ručne prepisujú dodávateľské faktúry alebo iné opakujúce sa dokumenty. Začínate 7-dňovým testom na jednom type dokumentu a jednom vstupnom kanáli.
Čo automatizujeme
Čítanie a extrakcia
Ak faktúra obsahuje štruktúrované dáta (Facturae, UBL alebo Factur-X), čítame XML. Ak ide o PDF alebo fotku, používame OCR cez Google Document AI, Azure AI Document Intelligence alebo Amazon Textract, prípadne modely videnia, ktoré vrátia polia v pevnej schéme.
Overenie a export
- Čistá suma, DPH, zrážková daň a celkom sa zhodujú
- Platné IČ DPH, pri dodávateľoch z EÚ overiteľné vo VIES
- Žiadne duplicity od toho istého dodávateľa
- Zápis do ERP cez API alebo riadok v tabuľke, s archivovaným PDF
Ľudská kontrola a ochrana údajov
Kontrolujeme výnimky, nie všetko
Na kontrolu ide len to, čo ju potrebuje: neisté odčítania, súčty, ktoré nesedia, noví dodávatelia, vysoké sumy a hlavne zmenené bankové údaje, klasický signál podvodu. Kontrolór vidí dokument vedľa vytiahnutých polí, opraví ho a schváli a všetko sa zaznamená.
GDPR na technickej úrovni
Faktúry obsahujú osobné údaje, napríklad živnostníkov. Vytiahneme len to, čo treba, použijeme región EÚ, ak existuje, obmedzíme prístup a určíme, ako dlho n8n uchováva dáta o spusteniach. Ide o technickú pomoc, nie o právne poradenstvo: právny základ, zmluvy so spracovateľmi a lehoty uchovávania určíte vy so svojím poradcom.
Ako to zavádzame
Štyri kroky
- Reálna vzorka: zhromaždíte reprezentatívne faktúry vrátane problematických
- Schéma polí a pravidlá dohodnuté s tými, ktorí faktúry zadávajú dnes
- Vytvorenie v n8n a testovanie bez zásahu do produkcie
- Meranie a ladenie po jednotlivých poliach pred spustením
Kedy to sedí a kedy nie
Sedí to
Keď pravidelne dostávate faktúry, dodacie listy, objednávky alebo iné dokumenty s rozpoznateľnými poľami, niekto na ich prepisovanie míňa hodiny a cieľ má API alebo dobre štruktúrovanú tabuľku.
Nesedí to
- Dostávate len pár faktúr mesačne: nastavenie sa nemusí vrátiť
- Váš účtovný softvér už faktúry zachytáva a funguje dobre
- Dokumenty sú ručne písané alebo fotky sú nečitateľné
- Potrebujete vystavovať faktúry podľa požiadaviek Verifactu alebo TicketBAI platných v Španielsku: to je úloha vášho fakturačného softvéru
Čo dodáme
Funkčný systém
- Workflowy na vašom serveri, n8n Cloud alebo VPS, zahrnuté v ponuke
- Fronta výnimiek s pokynmi na kontrolu
- Mapovanie polí do vášho ERP alebo tabuľky
Dokumentácia a kontrola
- Správa o presnosti na vašej vzorke
- Mapa toho, kam dáta tečú a ako dlho sa uchovávajú
- Upozornenia, keď dokument zlyhá alebo uviazne
Váš 7-dňový test
Dodávateľské faktúry z jednej schránky
Reálny rozsah: faktúry prichádzajúce do jednej konkrétnej schránky sa prečítajú, overia a zapíšu do tabuľky Google Sheets alebo do testovacieho prostredia vášho ERP spolu s frontou výnimiek. Výsledky spolu s vami prejdeme na vašej vzorke, pole po poli. Rozsah, termíny a podmienky sa pred začiatkom písomne určia.
FAQ
Často kladené otázky
Aká presná je extrakcia z faktúr?
Závisí to od kvality a rozmanitosti vašich dokumentov, preto vopred neuvádzame číslo. Meriame to na vašej reálnej vzorke, pole po poli, a nastavujeme prahy: všetko, čo neprejde kontrolami, ide na ľudskú kontrolu namiesto do ERP. Elektronické faktúry s XML nepotrebujú ani OCR.
Nahrádza to môjho účtovníka alebo účtovné oddelenie?
Nie. Automatizujeme zachytávanie dát a export, ale nevedieme účtovníctvo ani neposkytujeme daňové poradenstvo. Účtovanie každého nákladu, jeho priradenie a rozhodnutie, ako sa faktúra daňovo spracuje, zostávajú na vašom tíme alebo účtovníkovi; systém im ušetrí prepisovanie a označí, čo nesedí.
S akým ERP alebo softvérom to funguje?
S každým, ktorý má API alebo prijíma importy súborov, napríklad Odoo, Holded, Sage alebo Business Central, alebo jednoducho Google Sheets či Excel. Ak váš softvér povoľuje len ručné zadávanie, najprv sa pozrieme na importy súborov a overíme, čo povoľuje vaša konkrétna verzia, skôr než by sme hľadali krehké riešenie.
Kde sa uchovávajú moje faktúry a ich dáta?
Vo vašich systémoch: pôvodné PDF zostáva v priečinku alebo ERP a workflowy bežia na serveri, za ktorý platíte. Služba OCR alebo model, ktorý zvolíme, spracúva každý dokument za vlastných podmienok, ktoré s vami prejdeme, a obmedzujeme, čo sa uchováva v histórii spustení.
Kontakt
Koľko faktúr váš tím mesačne prepíše ručne?
Napíšte nám, ako dnes prichádzajú a kam majú smerovať. Pošleme písomnú ponuku 7-dňového testu s jedným typom dokumentu a vašou reálnou vzorkou.