Надходження та класифікація
Окрема поштова скринька, тека в Drive або SharePoint чи форма для завантаження. Кожен файл класифікується за типом, наприклад рахунок, кредитове авізо або накладна, і зіставляється з постачальником.
Послуга Nexura Digital
Автоматизація рахунків і документів із перевіркою людиною
Рахунки надходять на email, у вигляді PDF або фотографій з телефона, і хтось їх вводить вручну. Ми автоматизуємо читання й перевірку та передаємо вам лише те, що не сходиться.
Автоматизація рахунків і документів зчитує PDF, скани й електронні рахунки, витягує потрібні поля та записує їх в ERP або таблицю. Ми налаштовуємо її для компаній, які сьогодні вводять вручну рахунки постачальників або інші повторювані документи. Почати можна з 7-денного пробного періоду на одному типі документа й одному каналі надходження.
Що ми автоматизуємо
Зчитування та витягування
Якщо рахунок містить структуровані дані (Facturae, UBL або Factur-X), ми читаємо XML. Якщо це PDF або фото, використовуємо OCR з Google Document AI, Azure AI Document Intelligence або Amazon Textract, а також моделі зору, які повертають поля у фіксованій схемі.
Перевірка та експорт
- Сума без ПДВ, ПДВ, утримання та підсумок збігаються
- Дійсний податковий номер або номер ПДВ, який можна перевірити у VIES для постачальників з ЄС
- Немає дублікатів від того самого постачальника
- Запис в ERP через API або рядок у таблиці, а PDF зберігається в архіві
Людська перевірка та захист даних
Перевіряємо винятки, а не все
На перевірку йде лише те, що її потребує: непевні розпізнавання, суми, які не сходяться, нові постачальники, великі суми і, передусім, змінені банківські реквізити, класичний сигнал шахрайства. Перевіряючий бачить документ поруч з витягнутими полями, виправляє й затверджує його, а все фіксується в журналі.
GDPR на технічному рівні
Рахунки містять персональні дані, наприклад від фізичних осіб-підприємців. Ми витягуємо лише потрібне, використовуємо регіон ЄС, де він є, обмежуємо доступ і строк зберігання даних виконання в n8n. Це технічна допомога, а не юридична консультація: правова підстава, договори з обробниками та строки зберігання визначаються вами разом із вашим консультантом.
Як ми це впроваджуємо
Чотири кроки
- Реальна вибірка: ви збираєте типові рахунки, включно зі складними
- Схема полів і правила, узгоджені з тим, хто вводить рахунки сьогодні
- Побудова в n8n і тестування без втручання в робочу систему
- Вимірювання та налаштування по кожному полю перед запуском
Коли це підходить, а коли ні
Підходить
Коли ви регулярно отримуєте рахунки, накладні, замовлення або інші документи з упізнаваними полями, хтось витрачає години на їх введення, а система призначення має API або добре структуровану таблицю.
Не підходить
- Ви отримуєте кілька рахунків на місяць: налаштування може не окупитися
- Ваша бухгалтерська програма вже сама фіксує рахунки і працює добре
- Документи написані від руки або фото не читаються
- Вам потрібно виписувати рахунки, що відповідають вимогам Verifactu або TicketBAI в Іспанії: це завдання вашої програми для виставлення рахунків
Що ми передаємо
Робоча система
- Робочі процеси на вашому сервері, n8n Cloud або VPS, що входить у кошторис
- Черга винятків з інструкцією для перевіряючого
- Зіставлення полів з вашою ERP або таблицею
Документація та контроль
- Звіт про точність на вашій вибірці
- Карта того, де рухаються дані і як довго вони зберігаються
- Сповіщення, коли документ не опрацювався або застряг
Ваш 7-денний пробний період
Рахунки постачальників з однієї скриньки
Реалістичний обсяг: рахунки, що надходять на одну конкретну скриньку, зчитуються, перевіряються і записуються в Google Sheets або в тестове середовище вашої ERP разом із чергою винятків. Ми переглядаємо результати на вашій вибірці разом з вами, поле за полем. Обсяг, строки й умови фіксуємо письмово до початку роботи.
FAQ
Часті запитання
Наскільки точно зчитуються рахунки?
Це залежить від якості й різноманітності ваших документів, тому заздалегідь цифру не називаємо. Ми вимірюємо її на вашій реальній вибірці, поле за полем, і встановлюємо пороги: все, що не проходить перевірку, потрапляє на людську перевірку, а не в ERP. Електронні рахунки з XML взагалі не потребують OCR.
Чи замінює це мого бухгалтера або бухгалтерський відділ?
Ні. Ми автоматизуємо збір і експорт даних, але не ведемо облік і не даємо податкових порад. Віднесення кожної витрати та вирішення питань податкового обліку залишаються за вашою командою або бухгалтером; система лише позбавляє їх ручного введення і позначає те, що не сходиться.
З якими ERP або програмами це працює?
З будь-якою, що має API або приймає імпорт файлів, наприклад Odoo, Holded, Sage або Business Central, або просто з Google Sheets чи Excel. Якщо ваша програма дозволяє лише ручне введення, спершу ми розглянемо імпорт файлів, а не крихкі обхідні рішення, і перевіримо, що дозволяє саме ваша версія.
Де зберігаються мої рахунки та їхні дані?
У ваших системах: оригінальний PDF залишається у вашій теці або ERP, а робочі процеси працюють на сервері, за який платите ви. Служба OCR або модель, яку ми обираємо, обробляє кожен документ на власних умовах, які ми переглянемо разом із вами, а обсяг даних в історії виконання ми обмежуємо.
Контакти
Скільки рахунків ваша команда вводить щомісяця?
Розкажіть, як вони надходять зараз і куди мають потрапити. Ми надішлемо письмову пропозицію на 7-денний пробний період з одним типом документа і вашою реальною вибіркою.