Tự động hóa hóa đơn và tài liệu, có người kiểm duyệt

Tiếp nhận và phân loại

Một hộp thư riêng, một thư mục Drive hoặc SharePoint, hoặc một biểu mẫu tải lên. Mỗi file được phân loại theo loại, chẳng hạn hóa đơn, hóa đơn điều chỉnh hoặc phiếu giao hàng, rồi được khớp với nhà cung cấp tương ứng.

Đọc và trích xuất

Nếu hóa đơn có dữ liệu có cấu trúc (Facturae, UBL hoặc Factur-X), chúng tôi đọc file XML. Nếu là PDF hoặc ảnh, chúng tôi dùng OCR với Google Document AI, Azure AI Document Intelligence hoặc Amazon Textract, hoặc các mô hình thị giác trả về các trường theo một lược đồ cố định.

Kiểm tra và xuất

• Tổng tiền trước thuế, thuế GTGT, khấu trừ và tổng cộng khớp với nhau
• Mã số thuế hoặc số VAT hợp lệ, có thể kiểm tra trên VIES với nhà cung cấp trong EU
• Không có bản trùng lặp từ cùng một nhà cung cấp
• Ghi vào ERP qua API, hoặc thêm một dòng vào bảng tính, kèm lưu trữ file PDF

Chỉ kiểm duyệt các trường hợp ngoại lệ

Chỉ những gì cần thiết mới được chuyển đi kiểm duyệt: các kết quả đọc chưa chắc chắn, tổng tiền không khớp, nhà cung cấp mới, số tiền lớn và đặc biệt là thông tin tài khoản ngân hàng bị thay đổi, một dấu hiệu gian lận kinh điển. Người kiểm duyệt thấy tài liệu cạnh các trường đã trích xuất, sửa và phê duyệt, và mọi thao tác đều được ghi lại.

GDPR ở mức kỹ thuật

Hóa đơn có chứa dữ liệu cá nhân, chẳng hạn của hộ kinh doanh cá thể. Chúng tôi chỉ trích xuất những gì cần thiết, dùng khu vực EU nếu có sẵn, hạn chế quyền truy cập và giới hạn thời gian n8n lưu dữ liệu thực thi. Đây là hỗ trợ kỹ thuật, không phải tư vấn pháp lý: cơ sở pháp lý, thỏa thuận xử lý dữ liệu và thời hạn lưu giữ do bạn quyết định cùng cố vấn của mình.

Bốn bước

• Mẫu thực tế: bạn thu thập các hóa đơn tiêu biểu, bao gồm cả những hóa đơn khó xử lý
• Thống nhất lược đồ trường và quy tắc với người đang nhập hóa đơn hiện nay
• Xây dựng trên n8n và kiểm thử mà không đụng đến môi trường sản xuất
• Đo lường và tinh chỉnh từng trường trước khi đưa vào vận hành

Phù hợp

Khi bạn thường xuyên nhận hóa đơn, phiếu giao hàng, đơn đặt hàng hoặc các tài liệu khác có các trường dễ nhận diện, có người phải mất hàng giờ để gõ chúng, và đích đến có API hoặc bảng tính có cấu trúc tốt.

Không phù hợp

• Bạn chỉ nhận vài hóa đơn mỗi tháng: việc thiết lập có thể không đáng chi phí
• Phần mềm kế toán của bạn đã ghi nhận hóa đơn và hoạt động tốt
• Tài liệu được viết tay hoặc ảnh không đọc được
• Bạn cần phát hành hóa đơn đáp ứng yêu cầu Verifactu hoặc TicketBAI của Tây Ban Nha: đó là việc của phần mềm xuất hóa đơn của bạn

Một hệ thống hoạt động

• Workflow trên máy chủ của bạn, n8n Cloud hoặc VPS, đã bao gồm trong báo giá
• Hàng đợi ngoại lệ kèm hướng dẫn kiểm duyệt
• Ánh xạ trường sang ERP hoặc bảng tính của bạn

Tài liệu và kiểm soát

• Báo cáo độ chính xác trên mẫu của bạn
• Sơ đồ nơi dữ liệu chảy qua và thời gian lưu giữ
• Cảnh báo khi một tài liệu lỗi hoặc bị kẹt

Hóa đơn của nhà cung cấp từ một hộp thư

Phạm vi thực tế: các hóa đơn gửi đến một hộp thư cụ thể được đọc, kiểm tra và ghi vào Google Sheet hoặc môi trường thử nghiệm ERP của bạn, cùng hàng đợi ngoại lệ. Chúng tôi xem lại kết quả trên mẫu của bạn cùng bạn, từng trường một. Phạm vi, thời hạn và điều khoản được xác nhận bằng văn bản trước khi bắt đầu.