Entrada y clasificación
Un buzón dedicado, una carpeta de Drive o SharePoint o un formulario de subida. Cada archivo se clasifica por tipo, como factura, abono o albarán, y se asocia a su proveedor.
Servicio Nexura Digital
Automatización de facturas y documentos con revisión humana
Las facturas llegan por correo, en PDF o en foto, y alguien las teclea a mano. Automatizamos la lectura y la comprobación, y solo te pasamos lo que no cuadra.
La automatización de facturas y documentos lee PDF, escaneos y facturas electrónicas, extrae los campos que necesitas y los vuelca en tu ERP o en una hoja de cálculo. La montamos para empresas que hoy teclean a mano facturas de proveedores u otros documentos repetitivos. Se empieza con una prueba de 7 días sobre un tipo de documento y un canal de entrada.
Qué automatizamos
Lectura y extracción
Si la factura trae datos estructurados (Facturae, UBL o Factur-X), leemos el XML. Si es un PDF o una foto, usamos OCR con Google Document AI, Azure AI Document Intelligence o Amazon Textract, o modelos con visión que devuelven los campos en un esquema fijo.
Validación y volcado
- Base, IVA, retención y total cuadran
- NIF o número de IVA válido, comprobable en VIES para operadores intracomunitarios
- Sin duplicados del mismo proveedor
- Alta en el ERP por API o en tu hoja, con el PDF archivado
Revisión humana y protección de datos
Se revisan las excepciones, no todo
A revisión va solo lo que lo necesita: lecturas dudosas, cálculos que no cuadran, proveedores nuevos, importes altos y, sobre todo, cambios de cuenta bancaria, una señal clásica de fraude. Quien revisa ve el documento junto a los datos extraídos, corrige y aprueba, y queda registro.
RGPD a nivel técnico
Las facturas contienen datos personales, por ejemplo de autónomos. Extraemos solo lo necesario, usamos servicios con región europea cuando existe, limitamos accesos y acotamos cuánto guarda n8n de cada ejecución. Es asistencia técnica, no asesoría legal: la base jurídica, los contratos con encargados y los plazos de conservación los decides con tu asesor.
Cómo lo ponemos en marcha
Cuatro pasos
- Muestra real: reúnes facturas representativas, incluidas las difíciles
- Esquema de campos y reglas acordadas con quien hoy las introduce
- Construcción en n8n y pruebas sin tocar producción
- Medición campo a campo y ajuste antes de activar
Cuándo encaja y cuándo no
Encaja
Cuando recibes a menudo facturas, albaranes, pedidos u otros documentos con campos reconocibles, alguien dedica horas a teclearlos y el destino tiene API o una hoja bien estructurada.
No encaja
- Recibes pocas facturas al mes: puede no compensar
- Tu programa contable ya captura facturas y funciona bien
- Los documentos son manuscritos o fotos ilegibles
- Necesitas emitir facturas con los requisitos de Verifactu o TicketBAI: eso corresponde a tu software de facturación
Qué te entregamos
Sistema funcionando
- Flujos en tu servidor, n8n Cloud o VPS, incluido en el presupuesto
- Cola de excepciones con instrucciones de revisión
- Correspondencia de campos con el ERP o la hoja
Documentación y control
- Informe de precisión sobre tu muestra
- Mapa del recorrido y la conservación de los datos
- Avisos cuando un documento falla o se atasca
Tu prueba de 7 días
Facturas de proveedor desde un buzón
Una propuesta realista: las facturas que llegan a un buzón concreto se leen, se validan y pasan a una hoja de Google o al entorno de pruebas de tu ERP, con su cola de excepciones. Revisamos contigo el resultado sobre tu muestra, campo a campo. Alcance, fechas y condiciones se fijan por escrito antes de empezar.
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Qué precisión tiene la lectura de facturas?
Depende de la calidad y la variedad de tus documentos, así que no damos una cifra de antemano. La medimos sobre tu muestra, campo a campo, y fijamos umbrales: lo que no supera las comprobaciones va a revisión humana en vez de entrar en el ERP. Las facturas electrónicas con XML ni siquiera necesitan OCR.
¿Sustituye a mi gestoría o a mi departamento contable?
No. Automatizamos la captura y el volcado de datos, pero no hacemos contabilidad ni asesoría fiscal. Cómo se contabiliza e imputa cada gasto y qué tratamiento fiscal tiene una factura lo siguen decidiendo tu equipo o tu gestoría; el sistema les ahorra teclear y les avisa de lo que no cuadra.
¿Con qué ERP o programa funciona?
Con cualquiera que tenga API o permita importar ficheros, como Odoo, Holded, Sage o Business Central, o directamente con Google Sheets o Excel. Si tu programa solo admite entrada manual, valoramos la importación por fichero antes que soluciones frágiles, y comprobamos qué permite tu versión concreta.
¿Dónde se guardan mis facturas y sus datos?
En tus sistemas: el PDF original queda en tu carpeta o en tu ERP y los flujos corren en un servidor que pagas tú. El OCR o el modelo elegido procesa cada documento según sus condiciones, que revisamos contigo, y limitamos lo que se guarda en el historial de ejecuciones.
Contacto
¿Cuántas facturas se teclean a mano en tu empresa?
Cuéntanos cómo llegan hoy y adónde tienen que ir. Te proponemos por escrito una prueba de 7 días con un tipo de documento y tu muestra real.
Herramientas
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